La mayoría de los entornos de gestión del valor añadido (EVM) (especialmente para el cumplimiento de la norma ANSI-748) utilizan software de programación como Microsoft Project como entrada. Pero puede utilizar Microsoft Project EVM para realizar una gestión rudimentaria del valor de terminación. Probablemente no querrá intentar obtener una certificación EVM DCMA (Defense Contract Management Agency) con sólo una herramienta de programación, pero tiene algunas cosas útiles que ofrecer cuando se trata de EVMS para las mejores prácticas internas.
EVM es un predictor positivo del éxito del proyecto. Los valores de EVM proporcionan una visión valiosa de la verdadera situación del proyecto. La EVM combina mediciones de la triple restricción: alcance, tiempo y costo. El poder de la gestión eficaz de vacunas es su capacidad de cambiar la perspectiva de los productos planificados, los productos terminados y los fondos gastados al valor del trabajo planificado, el valor del trabajo realizado y los fondos gastados. Hay muchos términos en EVM, pero algunas de las variables más fundamentales están disponibles cuando se utiliza Microsoft Project EVM.
Este artículo presenta brevemente las características de Microsoft Project EVM.
Tenemos en la Figura 1 el calendario de nuestro proyecto de demostración.
Contenido
Figura 1
Este programa registra el esfuerzo requerido para instalar pilotes para la construcción de un muelle. Este proyecto consiste en dos entregables: la instalación de cinco pilotes sur y la instalación de cinco pilotes norte. Cada apilamiento requiere 1 día de duración y un costo de $100. Observe la columna de costos fijos en la tabla de tareas de la Figura 1. Cada apilamiento cuesta $100 para material, equipo y gastos de mano de obra. Para utilizar Microsoft Project EVM necesitamos establecer una línea de base.
Procedamos y establezcamos una línea de base del proyecto. Seleccione la ficha Proyecto, programe el grupo de cinta y establezca la línea de base, Figura 2.
Figura 2
En el cuadro de diálogo de la línea de base del set, cambie a la línea de base del set y elija la línea de base del menú desplegable, Figura 3.
Figura 3
Seleccione OK. Este proceso toma una instantánea del proyecto en un momento dado y almacena estos datos en la línea de base. Ahora para ver la línea de base en el diagrama de Gantt, seleccione la pestaña de formato, el grupo de cinta de estilos de barra, el menú desplegable de línea de base y la línea de base almacenada en la línea de base del campo, Figura 4.
Figura 4
La programación resultante se muestra en la Figura 5.
Figura 5
Microsoft Project tiene variables EVM en una tabla de valores de terminación. Para acceder a esta tabla, seleccione la pestaña Ver, el grupo de la cinta de datos, el menú desplegable Tablas y más tablas, Figura 6.
Figura 6
En el diálogo de más tablas, Figura 7, elegimos la tabla de valores ganados y hacemos clic en aplicar.
Figura 7
Ahora nuestro proyecto y los datos tabulados del valor ganado se muestran en la Figura 8.
Figura 8
Debido a que aún no hemos progresado en la programación, la mayoría de las celdas variables no están pobladas. Además de esta tabla genérica de valor ganado, queremos incluir el índice de rendimiento del programa (SPI) y el índice de rendimiento de costes (CPI) en nuestros datos tabulados de valor ganado, Figura 9.
Figura 9
Ahora continuamos y progresamos en el proyecto, Figura 10.
Figura 10
Los tres primeros pilotes se actualizan como 100% completos. No se lograron avances en los pilotes 4 y 5. A continuación actualizamos la fecha de estado. Seleccione la ficha del proyecto, el grupo de la cinta de estado y el icono de la fecha de estado, Figura 11.
Figura 11
En el cuadro de diálogo de la fecha de estado, Figura 12, mueva la fecha de estado una semana hacia adelante al 11 de noviembre de 2018.
Figura 12
Podemos ver en la Figura 13 que algunas celdas de valores ganados están ahora pobladas, pero aún no hemos terminado.
Figura 13
Tenemos que trasladar el trabajo incompleto para que continúe después de la fecha del estatuto. Seleccione la ficha Proyecto, el grupo de la cinta de estado y actualice el proyecto, Figura 14.
Figura 14
En el cuadro de diálogo Actualizar proyecto, Figura 15, conmute $0027reprogramar el trabajo no terminado para que comience después$0027 de la fecha de estado y haga clic en Aceptar.
Figura 15
Observe en el diagrama de Gantt, Figura 16, los pilotes 1 a 3 están completos y los pilotes 4 a 10 están retrasados.
Figura 16
Hacemos algunas actualizaciones más al cronograma, Figura 17, incluyendo la inserción de columnas de costo fijo y costo real, y para especificar el costo real de apilar 3 como $200.
Figura 17
Además, teníamos una columna para completar el índice de rendimiento (TCPI). Nuestros datos tabulados de valor ganado, la Figura 17, ahora tiene todos los elementos necesarios para el análisis rudimentario del proyecto EVM.
Parámetros fundamentales de la EVM
Introduzcamos algunos de los parámetros básicos de la EVM observados en nuestra tabla de valores ganados del proyecto de construcción de pilotes de muelles, una vez más, la Figura 17. Éstos incluyen el valor plan, el valor de terminación, el coste real y el presupuesto. Estos cuatro parámetros permiten el cálculo de la variedad de métricas de valor ganado para examinar la salud de un proyecto.
Valor planificado
La primera columna lista el valor planificado (PV) del programa. El valor planificado tiene que ver con el presupuesto del programa. Normalmente cuando consideramos el presupuesto pensamos en el costo de la finalización de todo el proyecto. Pero el valor planificado es el presupuesto separado en períodos de tiempo. Es esencialmente el plan de gastos del proyecto o el valor del trabajo que se planea completar con el tiempo. El valor planificado se calcula hasta la fecha de status, por lo que las celdas de valor planificadas no se rellenarán hasta que se avance en la programación.
Valor ganado
El Valor Ganado (EV) es el valor del trabajo realizado, medido en dólares. El valor ganado es simplemente un valor completo porcentual dolarizado; mide el progreso entregable en términos monetarios (valor del trabajo realizado). Considerar el valor ganado requiere un cambio de perspectiva desde el porcentaje de entregables completados hasta el valor del trabajo realizado o ganado. El valor de terminación también se especifica a lo largo del tiempo.
Coste real
El Costo Actual (AC) es los fondos del proyecto gastados hasta la fecha. Es el costo de completar cada actividad. A menudo se notifica en los informes financieros del proyecto utilizando el plan de la estructura del proyecto (PEP). Una de las ventajas de la gestión del valor ganado es la capacidad de comparar el coste del trabajo realizado con el valor del trabajo realizado. El coste real del programa se representa a lo largo del tiempo.
Presupuesto al terminar
Presupuesto al término (BAC) es el presupuesto del proyecto. Esta es la cantidad de dinero que se estima que se gastará en la realización del trabajo programado. También es el valor planificado de todo el trabajo visualizado en la planificación del proyecto y en la línea de base de la gestión del rendimiento.
Métricas EVM
Con nuestros cuatro parámetros fundamentales de EVM estamos listos para las carreras. Revisemos las métricas de valor ganado incluidas en nuestra tabla de valor ganado del proyecto de pilotes.
Desviación de costes
La Varianza de Costo (CV) compara el valor económico del trabajo terminado con el valor del costo real. Se calcula de la siguiente manera:
CV=EV-AC
En nuestro proyecto de pilotaje de muelles el PV es de $500 y el AC es de $400. Sin nuestra variable de valor ganado, parece que el proyecto está infrautilizado en 100 dólares. Incluir EV nos permite conocer la verdadera salud de nuestro proyecto.
CV=$300-$400
CV=-$100
La realidad de la situación de nuestro proyecto, según el valor ganado, es un proyecto sobregastado. Esto demuestra el poder de la EVM: se compara lo que se gasta con lo que se logra, no lo que se gasta con lo que se planea gastar.
Desviación de fecha
Puede determinar la desviación de fecha (VD) utilizando tanto un enfoque dolarizado como un enfoque de unidades de tiempo. En términos económicos, SV utiliza el eje base de la gestión del rendimiento vertical. La VS determinada en unidades de tiempo utiliza el eje horizontal. El eje vertical es el enfoque tradicional de SV. SV en términos de eje vertical monetario se identifica con el subíndice del símbolo ($) y SV en unidades de tiempo se etiqueta con el subíndice (t). La ecuación SV dolarizada está abajo:
SV$ = EV-PV
El SV$ para nuestro proyecto de pilotaje es
SV$ = $300-$500
SV$ = -$200
Se obtienen valores SV$ negativos si el proyecto está atrasado. Los valores positivos de SV$ son buenas noticias; se ha completado más trabajo de lo previsto en el proyecto. Por lo tanto, la fórmula del SV$ permite la evaluación del proyecto antes o después de la fecha prevista en términos de dólares.
Índice de rentabilidad
Tanto el índice de rendimiento de costes (IPC) como el índice de rendimiento de los calendarios (IPE) representan medidas sin unidades de la eficiencia del rendimiento de los proyectos. El IPC muestra la eficiencia con la que el proyecto está gastando los fondos. Calcula de la siguiente manera:
CPI = EV/AC
El IPC de nuestro proyecto de pilotaje de muelles es el siguiente:
CPI = $300/$400
CPI = 0,75
Los resultados del IPC se interpretan como se indica a continuación:
- Un IPC inferior a 1,0 indica que el proyecto está gastando más de la cuenta.
- CPI es igual a 1.0 que el proyecto está en el objetivo.
- Un IPC superior a 1,0 indica que el proyecto está por debajo del presupuesto.
El IPC es una medida de la EVM particularmente importante, ya que el rendimiento pasado puede utilizarse para determinar con precisión los requisitos de rendimiento final para cumplir con los objetivos financieros.
Índice de rendimiento de la planificación
Una vez más, el SPI puede calcularse a partir de las unidades de tiempo o de las unidades monetarias más tradicionales. La ecuación del SPI dolarizado es la siguiente:
SPI$ = EV/PV
El SPI de nuestro proyecto está abajo:
SPI$ = $300/$500
SPI$ =0,6
El SPI$ es menos de uno, lo que indica que el proyecto está atrasado. Sin embargo, nuestro valor de SPI$ no indica si el proyecto está atrasado una semana, un mes o un año. SPI$ no es un valor exacto, sin embargo, indica la tendencia de programación.
Estimación de la terminación
Calcule la Estimación al término (EAC) de la siguiente manera:
EAC = AC + (BAC-EV) ⁄ CPI
El numerador (BAC – EV) es el trabajo restante. La ecuación de EAC estima que el trabajo restante se realiza a un costo basado en la eficiencia hasta la fecha o IPC. Este IPC reflejado en EAC proporciona la estimación más optimista del coste final del proyecto. Esta ecuación se simplifica algebraicamente a la siguiente:
EAC = BAC ⁄ CPI
El EAC para el proyecto de perforación de muelles está abajo:
EAC = $1000 ⁄ 0,75
EAC = $1,333.33
Una vez más, esta es la estimación más optimista del costo final del proyecto si se tiene en cuenta que los sobrecostos pasados no son recuperables y que los problemas futuros y los riesgos realizados pueden seguir produciéndose. Nuestra EAC, asumiendo la eficiencia actual del gasto del fondo, es mayor que la BAC, por lo que este proyecto al finalizar será gastado en exceso.
Para completar el índice de rendimiento
El TCPI es la última métrica EVM soportada por Microsoft Project que se discute en este artículo. Algunos consideran que el IPC y el TCPI son las dos métricas más importantes de la EVM. El TCPI se centra en el rendimiento futuro, mientras que el IPC indica el rendimiento pasado. La ecuación del TCPI es la siguiente:
TCPI = Trabajo restante / Fondos restantes
TCPI = BAC-EV / BAC-AC
Según el estado actual, el TCPI del proyecto de pilotaje de muelles es el siguiente:
TCPI = $1000-$300 / $1000-$400
TCPI = 1,17
Los resultados del TCPI se interpretan como se indica a continuación:
- TCPI menos de uno el costo objetivo es fácil de alcanzar o mejor.
- TCPI es igual a uno en el que el costo objetivo es alcanzable con el nivel actual de rendimiento.
- Una TCPI superior a una significa que se requiere una mejora en el rendimiento.
Nuestro proyecto de pilotaje de muelles TCPI es 1.17, lo que significa que todo el trabajo restante tiene que ser completado con un rendimiento de costes que es un 17% mejor que el plan original. El IPC actual es de 0,75. El aumento del rendimiento necesario para alcanzar nuestro objetivo es de 1,17 – 0,75 = 0,42. El aumento porcentual requerido en el rendimiento es de 0,42/0,75 = 56%. ¡No es bueno! Esto sería muy difícil de lograr.
Resumen
Es posible utilizar Microsoft Project EVM para el análisis básico. Numerosas métricas EVM están al alcance en Microsoft Project cuando se derivan los cuatro jinetes de EVM. Estos cuatro jinetes o parámetros, como se discutió, son: PV, EV, AC y BAC. El logro de estos parámetros requiere asignar los costos de las tareas y establecer una línea de base.
Tenga en cuenta, en particular, que el PV requiere progresar en el programa; los valores PV aparecen hasta la fecha de estado. Las métricas del CV y del IPC requieren costes reales. Ajuste los costes reales, en consecuencia, si los gastos no se ajustan exactamente a lo planificado. Después de progresar en el programa y actualizar los costes reales, es posible realizar el análisis de la gestión de vacunas. Este análisis incluye el cálculo de la CAO, que proporciona la estimación más optimista del coste final del proyecto.
Las métricas del IPC y TCPI se consideran dos de las métricas más importantes de la EVM. El IPC destaca el rendimiento pasado y el TCPI se centra en el rendimiento futuro. Todas estas métricas tabuladas de valor ganado están disponibles en Microsoft Project.
Para una introducción más completa a los conceptos de gestión del valor ganado, considere «The Earned Value Management Maturity Model» de Ray W. Stratton.