Cómo usar cortinas en Microsoft Project. Cuando se está construyendo un Programa Maestro Integrado (IMS) para un entorno ágil, es importante no caer en la trampa de hacer las actividades de sprints y en su lugar planificar las características que se van a desarrollar. Los sprints realmente no representan trabajo, pero la caja de tiempo en la que se va a realizar el trabajo.
Pero eso presenta un problema en el sentido de que no es fácil ver cuándo se van a completar las características desde la perspectiva de Agile/Sprint. La buena noticia es que el uso de cortinas en Microsoft Project proporciona un mecanismo de reporte simple para mostrar cuándo están ocurriendo los sprints, incluso cuando no están definidos como tareas. El truco es usar las capacidades de «Día no laborable» en el gráfico de barras para mostrar los períodos de sprint.
Probablemente va a querer configurar una vista única para esto. Esto se debe a que no siempre necesita ver los sprints en referencia a todas las actividades de su agenda, particularmente si su IMS tiene actividades que están siendo ejecutadas dentro de un proceso diferente al Agile (PM o desarrollo de hardware tradicional).
Una vez que haya copiado el diagrama de barras estándar (o la vista que más utilice), puede filtrar las actividades hasta las actividades que representarían el trabajo que se realiza durante una carrera y tal vez las actividades que se ven afectadas inmediatamente por ese trabajo (por ejemplo, las pruebas del sistema realizadas después de una liberación).
Una vez que haya filtrado y/o agrupado las tareas para mostrar las áreas a las que se aplican los sprints, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la escala de tiempo encima de la sección gráfica de la vista y seleccionar «Cambiar el tiempo de trabajo…» en el menú que aparece. Se abrirá el cuadro de diálogo Cambiar el horario de trabajo que se muestra a continuación:
Observe que el calendario predeterminado del proyecto (Estándar) tiene definidos días laborables y no laborables, normalmente con los fines de semana marcados como días no laborables. Microsoft Project utiliza estos períodos de «falta de trabajo» en el gráfico de barras para mostrar cuándo se están produciendo los fines de semana, de modo que se puede ver cuándo se cruza una actividad en esos períodos y el resto de la duración de la actividad se programa para la semana siguiente.
Es una herramienta útil para ayudar al lector a entender por qué una tarea de 3 días que comienza el jueves parece que tarda 5 días en completarse, hay dos días no laborables que ocurren en el medio. Vamos a usar la misma lógica para definir un periodo de tiempo en el que se están produciendo los sprints, pero no vamos a permitir que Microsoft Project reprograme las actividades en torno a estos periodos.
Con el cuadro de diálogo Cambiar horario de trabajo abierto, haga clic en el botón «Crear nuevo calendario…» en la parte superior derecha del cuadro de diálogo y, cuando se le pida, dé al calendario el nombre «Sprints» y seleccione la opción «Crear nuevo calendario base».
Ahora que hemos creado nuestro nuevo calendario, vamos a querer definir la semana laboral de forma un poco diferente para nuestros propósitos. En nuestro caso, queremos tener los 7 días como días laborables. Haga clic en la pestaña «Semanas de trabajo», resalte la línea[Por defecto] de la tabla y, a continuación, haga clic en el botón «Detalles», que abrirá el diálogo que le permitirá definir la semana de trabajo.
Seleccione «Domingo» y «Sábado» con la opción Control + Seleccionar y, a continuación, elija la opción «Ajustar día(s) a estos horarios de trabajo específicos:». Podrás entrar en horarios para hacer estos días laborables, por ejemplo de 8:00 AM a 5:00 PM. Una vez que haya redefinido la semana laboral para incluir todos los días, estaremos listos para definir los períodos de sprint.
Seleccione la pestaña «Excepciones», aún en el cuadro de diálogo Cambiar el horario de trabajo, e introduzca las fechas de sus sprints como excepciones, como se indica a continuación:
Note que me salté Sprint 2 en este ejemplo. Eso es porque quiero alternar el color de la cortina para que sea fácil de ver cuando empieza y termina un sprint. Esto se hará más evidente cuando usemos este calendario en el gráfico de Gnatt en un minuto.
Una vez que hayas configurado tu calendario de sprint, estarás listo para usarlo en el gráfico de Gnatt, así que muestra los sprints. En el área de la barra de la vista, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione el «Tiempo de inactividad» en el menú que aparece. (También puede llegar a esto haciendo clic con el botón derecho del ratón en la parte de la escala de tiempo del gráfico de Gnatt). Esto le llevará a una pestaña en el cuadro de diálogo Escala de tiempo que le permitirá identificar el calendario a utilizar para los días no laborables.
En la pestaña «Non-Working Time» del cuadro de diálogo Timescale, seleccionará el calendario que definimos en la primera parte para que la sección de la barra de la vista sombree las fechas que definimos en el área de Excepciones. Puede elegir el color que desee y luego seleccionar Dibujar las barras «Detrás de las barras de tareas».
Una vez que hayas hecho estas selecciones, haz clic en Aceptar y verás tu calendario de características en un calendario con las referencias de los sprints que se muestran como cortinas.
Usando cortinas en Microsoft Project, puedes ver que la Característica A en este ejemplo se hará completamente en dos sprints y la Característica C se completará en el tercer sprint. Tenga en cuenta también que las actividades se siguen programando utilizando el calendario «Estándar», de modo que obtendrá una representación real de cuándo se van a hacer las cosas en función de la duración de la entrada.
Hicimos este ejemplo de uso de cortinas en Microsoft Project con Agile como contexto. Pero la misma capacidad se puede aplicar a todo tipo de períodos de tiempo que desee mostrar dentro de un diagrama de Gantt para comunicar cuando las actividades están ocurriendo en referencia a algún bloque de tiempo. Puede ser cuando comienza el período de garantía, cuando se están llevando a cabo reuniones importantes del proyecto, o muchos otros ejemplos. ¿Utiliza cortinas en Microsoft Project? Háganos saber cómo utiliza esta capacidad en su programación!