¿Por qué utilizar los campos personalizados de Microsoft Project? Una vez que haya definido todas las tareas del cronograma del proyecto, la gerencia puede solicitarle informes que muestren todas las tareas asociadas con una fase en particular, la ubicación de la obra y/o el tipo de trabajo. Proporcionar estos informes no es difícil, pero requiere que conozca los conceptos básicos del uso de los campos personalizados de Microsoft Project.
Los campos personalizados de Microsoft Project abren la puerta a una plétora de valores de código que pueden utilizarse para definir y organizar tareas y/o recursos. El nombre de los campos personalizados suena esotérico, pero las características más básicas de los campos personalizados le permiten simplemente añadir texto para describir mejor sus tareas. Una vez aplicados, estos valores de texto le permiten clasificar y/o filtrar sus tareas para producir informes de acuerdo con las peticiones de sus partes interesadas.
Este artículo analiza los conceptos básicos de los campos personalizados en Microsoft Project y describe cómo crear y aplicar valores de texto a las tareas de planificación de Microsoft Project para facilitar la producción de informes de planificación.
Tenemos en la Figura 1 nuestro proyecto de demostración.
Contenido
Figura 1
Este es un proyecto de reparación y mejora de tuberías. La programación tiene tareas resumidas y tareas, pero se queda corta para definir las relaciones de tareas. Nuestros grupos de interés han solicitado informes que muestran las tareas y los subcontratistas asociados que realizan el trabajo. Estos informes se pueden producir fácilmente utilizando la función de campos personalizados de Microsoft Project.
Comenzamos seleccionando Campos personalizados en la ficha Proyecto y en el grupo de cinta Propiedades, Figura 2.
Figura 2
Esto nos lleva al diálogo de Campos Personalizados, Figura 3, donde podemos crear valores de campo para tareas y/o recursos.
Figura 3
Queremos crear campos de texto para los subcontratistas y asignarlos a nuestras tareas, así que cambiamos las tareas y seleccionamos Texto en el diálogo de campos personalizados, Figura 3. Además, seleccionamos el campo de texto Text1 para almacenar todos nuestros subcontratistas. También cambiamos el nombre del campo Text1, «Subcontratistas», Figura 4.
Figura 4
En este punto estamos listos para mostrar la columna Texto1, etiquetada Subcontratistas, en nuestra hoja de tareas. Sin embargo, no queremos tener que escribir el mismo subcontratista en múltiples ocasiones para asignarlo a múltiples tareas. Esto se volvería rápidamente repetitivo y laborioso. Por lo tanto, alternamos y seleccionamos Buscar en la sección Atributos personalizados del cuadro de diálogo de campos personalizados, Figura 5.
Figura 5
Esto nos lleva a la tabla Edit Lookup Table, Figura 6, donde introducimos un valor de código y una descripción para cada subcontratista.
Figura 6
También podemos establecer uno de nuestros subcontratistas como el predeterminado, Figura 7.
Figura 7
Cambiamos «usar un valor de la tabla como entrada por defecto para el campo», resaltamos TOTAL ENG (el subcontratista principal) y hacemos clic en el botón Establecer valor por defecto. Ahora cada vez que insertamos una nueva tarea se asignará automáticamente a TOTAL ENG como subcontratista para esa tarea. Tenga en cuenta que el subcontratista predeterminado tiene una fuente azul.
La belleza de tener a nuestros subcontratistas definidos en la tabla de búsqueda de subcontratistas es que cada vez que se selecciona una celda en la hoja de tareas de subcontratistas, aparece un menú con una lista de todos nuestros subcontratistas. Estos subcontratistas pueden aparecer en la lista en el orden en que usted los introduce en la tabla Editar búsqueda. También puede ponerlos en el orden deseado con los botones Mover arriba y abajo, Figura 8.
Figura 8
Además, puede ordenarlas ascendiendo o descendiendo, Figura 8. Los tenemos ordenados ascendiendo en la Figura 9.
Figura 9
Antes de salir del cuadro de diálogo Editar tabla de búsqueda, alternamos entre «permitir que se introduzcan elementos adicionales en los campos», Figura 10.
Figura 10
Con este conjunto de botones podemos escribir los nombres de los nuevos subcontratistas directamente en la hoja de tareas, y estos subcontratistas se insertarán automáticamente como texto en nuestra columna de subcontratistas y en el menú desplegable, es decir, en la tabla de búsqueda de edición. Así que ahora tenemos tanto nuestro menú desplegable para seleccionar contratistas como la posibilidad de introducir subcontratistas adicionales directamente en la celda de los subcontratistas.
En la Figura 11 hemos insertado la columna Subcontratistas, y estamos seleccionando TOTAL ENG para la primera tarea de nuestro programa.
Figura 11
Debido a que la mayoría de nuestras tareas son realizadas por el subcontratista de TOTAL ENG, utilizamos la figura 12 para copiar TOTAL ENG a todas nuestras tareas.
Figura 12
Más tarde volvemos atrás y hacemos cambios en las tareas respectivas, en consecuencia. En la Figura 13, cambiamos el subcontratista de TOTAL ENG a FITTERS para una tarea en particular.
Figura 13
Tenga en cuenta que hemos eliminado las etiquetas de los subcontratistas de las tareas de resumen. Nuestro calendario con las asignaciones de subcontratistas aparece como en la Figura 14.
Figura 14
Ahora que tenemos a nuestros subcontratistas asignados a todas nuestras tareas, podemos crear filtros para hacer informes que sólo muestren las tareas asignadas a ciertos subcontratistas, como lo hacemos en las Figuras 15, 16 y 17.
Figura 15
Figura 16
Figura 17
También podemos usar la función de ordenar para ordenar todas nuestras tareas como lo hacemos en las Figuras 18, 19 y 20.
Figura 18
Figura 19
Figura 20
Asegúrese de desactivar «keep outline structure» en el cuadro de diálogo Sort, Figura 19. En la Figura 20 tenemos nuestro cronograma ordenado por subcontratistas en orden ascendente. Para volver a nuestro diseño original, ordene por ID y active «keep outline structure», Figura 21.
Figura 21
Resumen
Aquí hemos discutido los fundamentos de los campos personalizados en Microsoft Project y lo que equivale a la punta del iceberg. Microsoft Project tiene una gran cantidad de campos personalizados y funciones de generación de informes asociadas. Nuestra discusión sólo abordó los tipos de datos de texto, pero Microsoft Project tiene muchos otros tipos de datos: Coste, fecha, duración, fin, indicador, número, inicio y código de estructuración.
También sólo discutimos el más simple de los filtros. Microsoft Project es capaz de realizar filtros más complejos. Además, es posible que desee experimentar con las funciones de Resaltar y Agrupar por para ayudar a producir informes adecuados. Finalmente, los campos personalizados aparecen en la función Tablas, que es un tema de discusión para otro día.