Qué es Microsoft Access y sus características

Los usuarios habituales de Microsoft Office no están tan familiarizados con Microsoft Access como con Microsoft Word, Excel o PowerPoint.

Dado que Microsoft Access es una aplicación de base de datos relacional incluida en el Microsoft Office Suite que permite a los usuarios introducir, gestionar y ejecutar informes a mayor escala, es más adecuada para quienes necesitan organizar rápidamente una gran cantidad de datos.

Se encuentra en algún lugar entre Excel, que es ideal para individuos con un pequeño almacenamiento de datos, y los servidores SQL, que son necesarios para equipos más grandes y corporativos.

Con la ayuda de Microsoft Access, los usuarios pueden gestionar eficazmente la información importante almacenándola convenientemente para futuras referencias, informes y análisis. Como su nombre lo indica, los usuarios tendrán acceso a la información organizada en su base de datos con un esfuerzo mínimo.

Características de Microsoft Access

• Ideal para usuarios individuales y equipos pequeños
• Más fácil de entender y utilizar que la base de datos cliente-servidor
• Importación y exportación a otras aplicaciones de Microsoft Office y otras aplicaciones
• Plantillas listas para que los usuarios habituales creen y publiquen datos
• Permite construir y publicar bases de datos en la Web sin esfuerzo
• Una función fácil de usar ‘Tell Me’ para asistencia
• Permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando el código VBA
• Opción de ocultar/mostrar la cinta
• Permite a los usuarios ver los informes Elimina los informes adicionales
• Permite la salida de informes en formato PDF

Ideal para usuarios individuales y equipos pequeños

Microsoft Access es una simple aplicación de escritorio que no requiere ningún hardware específico o licencia para funcionar. Por lo tanto, es ideal para usuarios individuales y equipos pequeños que no requieren bases de datos más grandes y complicadas por un precio adicional.

Microsoft Access ofrece numerosas ventajas sobre las soluciones de bases de datos en comparación con SQL Server y Oracle, en las que la necesidad de bases de datos no es muy elevada. Muchos equipos pequeños pueden ahora evitar la compra de recursos masivos para sus necesidades básicas y simples con la ayuda de Microsoft Access.

Además, no necesitan que nadie administre o supervise el acceso que pueden requerir las bases de datos habituales de cliente-servidor.

Más fácil de entender y utilizar que la base de datos cliente-servidor

Las aplicaciones de las computadoras personales como Microsoft Access se han apoderado de muchas aplicaciones que antes estaban relegadas a la base de datos cliente-servidor en el pasado. Los usuarios de Access no necesitan recibir ninguna capacitación especial para adquirir los conocimientos necesarios para utilizar la aplicación.

Muchos usuarios se han autodidactado para usar Microsoft Access para sus necesidades individuales. La creación y administración de la base de datos es bastante sencilla y fácil con la ayuda de un conjunto de plantillas fácilmente disponibles y bien organizadas que se examinarán más adelante en este artículo.

Los usuarios de Microsoft Excel encontrarán que Access es más fácil de dominar ya que es similar a Excel aunque los conceptos fundamentales de las bases de datos son muy diferentes a los de Excel.

El aprendizaje y la gestión de esta poderosa aplicación utilizando las técnicas e instrumentos más eficaces disponibles es posible incluso para los nuevos usuarios que tienen poco o ningún conocimiento de la gestión de bases de datos.

Microsoft Access almacena diferentes conjuntos de datos conocidos como Tablas que están potencialmente relacionados, que cuando se combinan entre sí aumentan la flexibilidad de los datos.

Al relacionar y unir las tablas, Access, un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales (RDBMS) en su conjunto, proporciona a los usuarios una información más flexible y una mayor funcionalidad dentro de esta aplicación, lo que hace que su tarea sea sencilla y fácil.

Importación y exportación a otras aplicaciones de Microsoft Office y otras aplicaciones

Una de las características más útiles de Microsoft Access es su capacidad para interactuar con datos de muchos otros programas.

También es más fácil combinar los datos que se crearon en otros programas, transferir datos entre otros dos programas, o acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente los datos a otros programas como Excel para su análisis.

Con Microsoft Access hay varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un formulario, de una base de datos a otra sin esfuerzo. Además de copiar y pegar un objeto, Microsoft Access también permite exportar un objeto que viene con más opciones.

Con Access es conveniente exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar sólo la definición de la tabla que una copia en blanco de la tabla como se requiere. También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para su uso futuro.

El grupo Enlace de importación y exportación muestra iconos para todos los formatos de datos a los que Microsoft Access puede importar o exportar datos. Al hacer clic en más, los usuarios podrán ver más formatos con los que Microsoft Access puede trabajar.

Para mayor comodidad de los usuarios, el asistente de importación/exportación ayuda a los usuarios con la tarea y guarda los detalles de esa operación como una especificación.

Plantillas listas para que los usuarios habituales creen y publiquen datos

Microsoft Access ayuda a los usuarios a crear y gestionar bases de datos, aunque tengan una experiencia mínima en este campo. Esto es posible con la ayuda de varias plantillas de Microsoft Access que tiene todo listo para su uso.

Al abrir un archivo de plantilla específico, el usuario encuentra una nueva base de datos con tablas, formularios, macros, informes y otros campos necesarios que ya está creada, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

La galería de plantillas comprende convenientemente tanto plantillas de escritorio como plantillas basadas en la web para que el usuario pueda elegir. Para crear una base de datos de Access para uso personal, la mejor opción sería ir con una plantilla de escritorio.

Para la creación de bases de datos para su publicación en un servidor de SharePoint, se recomienda que el usuario elija las plantillas basadas en la web.

Por ejemplo, la plantilla de servicio al cliente de escritorio de Microsoft Access 2013 ayuda a los usuarios a crear una base de datos de servicio al cliente para administrar con facilidad las asignaciones de seguimiento de múltiples problemas, la prioridad, el estado y la resolución.

Las plantillas de Microsoft Access para la comercialización de proyectos de empleados y proveedores ayudan a los usuarios a crear una amplia base de datos de proyectos de comercialización para realizar un seguimiento de los entregables con fecha de caducidad, las funciones de los empleados y sus proveedores con precio.

Permite construir y publicar bases de datos en la Web sin esfuerzo

Los usuarios de Microsoft Access pueden diseñar su propia base de datos o crear una base de datos utilizando una plantilla fácilmente disponible según sus necesidades.

Quienes tienen conocimientos técnicos y están familiarizados con las bases de datos de la Web idealmente diseñarían su propia base de datos creando una base de datos en blanco en la que crearían las tablas que su base de datos necesitaría en Access.

Los que necesiten ayuda o no sepan qué tablas requeriría su proyecto pueden utilizar las plantillas disponibles para ellos. Las plantillas de Microsoft Access tienen una enorme compilación de algunas bases de datos de uso común que serían requeridas por los usuarios.

Incluso los nuevos usuarios pueden crear una base de datos utilizando una plantilla siguiendo los siguientes pasos

Abra el acceso y abra la vista de los bastidores haciendo clic en ARCHIVO.
Encuentra la plantilla requerida entre las plantillas que verás allí.
nuevo acceso

Si no se encuentra la plantilla requerida, los usuarios pueden buscar en Microsoft Office en línea para encontrar plantillas adicionales.

Pulse o haga clic en la plantilla que sea adecuada para el propósito y asegúrese de que la plantilla seleccionada sea específica para una base de datos de escritorio o para la publicación en la Web.

Introduzca un nombre de archivo y seleccione una ubicación para almacenar la base de datos creada.

Pulse o haga clic en el botón Crear para crear la base de datos.

Es tan fácil como eso.

Una función fácil de usar «Tell Me»

La nueva función ‘Tell Me’ que se está introduciendo en el Microsoft Access 2016 funciona como un asistente que ayuda a los usuarios a completar la tarea que tienen a mano rápidamente.

La característica está disponible como un cuadro de texto en la cinta de Microsoft Access 2016 que dice: «Dime qué quieres hacer con una bombilla al lado».

Los usuarios pueden introducir en el campo de texto palabras y frases relacionadas con lo que quieren hacer a continuación y llegar rápidamente a las funciones que quieren utilizar o a las acciones que quieren realizar. También proporciona ayuda relacionada con lo que se está buscando.

Por ejemplo, cuando se introduce la palabra «filtro», aparecen todas las opciones relacionadas con el filtro en la aplicación. Los usuarios no tienen que buscar ninguna característica en un laberinto de menús con la barra de «Dime» disponible.

Además, a diferencia de los asistentes de ayuda del pasado, esta característica no le dice al usuario cómo realizar una función específica; simplemente ofrece un paso sencillo para realizarla realmente.

Permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando el código VBA

Visual Basic for Applications (VBA) es un lenguaje de programación que puede ser usado con Microsoft Access. Los desarrolladores que utilizan Access pueden crear soluciones personalizadas para su base de datos utilizando el código VBA, que es un lenguaje de programación eficaz que consiste en un código/comando para programas específicos.

Las instrucciones harán que las acciones tengan lugar automáticamente cuando se ejecute el programa. Esta potente característica permite a los desarrolladores ampliar las soluciones básicas personalizadas para el usuario final a una solución profesional mediante el uso de la automatización avanzada, la validación de datos, la captura de errores y el apoyo multiusuario en sus bases de datos.

Opción de ocultar/mostrar la cinta

La ventana de Microsoft Access consiste en una variedad de componentes que ayudan a los usuarios a trabajar más eficientemente. Los componentes importantes son el panel de navegación, el área de trabajo de acceso, la cinta, los menús de atajo y la barra de herramientas de acceso rápido. Algunos de estos componentes son comunes a otras aplicaciones de Office, mientras que otros son exclusivos de Microsoft Access.

La cinta contiene cinco pestañas que se utilizan para realizar diversas tareas en el ordenador relacionadas con la organización y la gestión del contenido de la ventana abierta en Microsoft Access.

Se encuentra cerca de la parte superior de la ventana, debajo de la barra de título, y proporciona un acceso fácil y centralizado a las tareas que se realizan al crear una base de datos.

La cinta disponible en Microsoft Access consiste en pestañas, grupos y comandos. Cada ficha contiene una colección de grupos, y cada grupo contiene funciones relacionadas. Puede personalizarse aún más para adaptarse a las necesidades del usuario.

A veces la cinta que inicialmente muestra varias pestañas principales puede ser un poco irritante. Ahora los usuarios tienen la opción de ocultar la cinta cuando no se requiere, para tener una pantalla libre de desorden.

La opción de minimizar la cinta se puede establecer para la cinta en Acceso haciendo doble clic para futuras sesiones. Ahora los usuarios no tienen que preocuparse de que la cinta infrinja su área de trabajo.

La vista del informe elimina los informes adicionales

Con Microsoft Access los usuarios pueden elegir cuatro formas diferentes de ver los informes:

• Vista del informe
• Vista previa de impresión
• Vista del diseño
• Vista de diseño.

La vista del informe muestra el informe en la pantalla como los usuarios preferirían verlo. Una característica muy útil de Microsoft Access, la nueva vista de informe permite a los usuarios realizar filtros ad hoc en un informe de manera similar a la forma en que pueden filtrar los formularios.

Los usuarios tienen la opción de elegir los campos que desean tener en sus informes eligiendo su preferencia en más de una tabla o consulta.

Al filtrar un valor de columna específico o palabras que empiezan con o contienen una letra o rango de datos similares, los informes pueden modificarse para satisfacer las necesidades del usuario.

Los informes resultantes muestran exactamente lo que el espectador quiere ver con los resúmenes recalculados automáticamente. Además, esto no requiere conocimientos especiales de programación en nombre del usuario.

Además, los desarrolladores pueden añadir niveles de agrupación, establecer el orden de sus registros y ordenar los registros en orden ascendente o descendente. Finalmente el usuario verá el informe como exactamente lo quiere con todos los campos extra no deseados eliminados.

Con poco esfuerzo, la legibilidad de los informes será mejorada y se volverán más amigables para el espectador.

Con la ayuda de ocultar la propiedad de los duplicados a Sí, los espectadores pueden deshacerse de los informes duplicados no deseados cuando sea necesario.

Informes de salida en formato PDF

Hoy en día, cada vez más usuarios comparten la base de datos a través de formatos de imagen electrónica o conocidos popularmente como formatos fijos como el PDF de Adobe Systems y el XPS de Microsoft.

El acceso permite a los usuarios crear informes en archivos de imagen electrónicos a través de la pestaña DATOS EXTERNOS de la cinta. Estos informes pueden ser vistos incluso por usuarios que no tienen Access instalado en su sistema ya que el archivo PDF puede ser abierto en
Adobe reader.

Con los informes y la base de datos compartidos en formato PDF, las aplicaciones de Access se han mejorado considerablemente. A los usuarios les encanta este tipo de salida que es bienvenida como una adición útil que hace conveniente y simple la distribución de informes por correo electrónico, lo que ahorra papel y contribuye a la informática ecológica.

Con todas estas características y muchas más, no es de extrañar que Microsoft Access sea hoy en día el principal sistema de bases de datos del mundo, con millones de usuarios y cientos de miles de desarrolladores que se benefician de él.

Características de Microsoft Access 2019

Access 2019 es muy similar a sus predecesores de 2013 y 2016. Aquí están las nuevas características enumeradas por Microsoft, ordenadas de acuerdo a nuestra experiencia de utilidad potencial, aunque ninguna de ellas es innovadora a nuestro juicio. Observa este espacio a medida que pasa el tiempo y nuestra experiencia de la nueva versión en la práctica crece.

La clasificación de la hoja de propiedades

Clasificación de la hoja de propiedades de Microsoft Access 2019. Es una característica muy útil para gente como nosotros que diseña sistemas usando Microsoft Access. A veces quieres modificar una propiedad de algo, pero no puedes recordar dónde está listada y terminas buscándola por mucho tiempo. Esta característica le permite ir a la pestaña «Todo» de la Hoja de Propiedades y luego hacer clic en un botón de clasificación (ver imagen) para poner las propiedades en orden alfabético. Todavía necesitas saber el nombre de la propiedad que estás buscando, pero esto es una gran ayuda para esos momentos de «punto ciego».

Tipo de datos de gran número

El gran número de Microsoft Access 2019. Este es un nuevo tipo de datos de campo llamado «Large Number» que es compatible con el tipo de datos «bigint» de SQL Server. Esto es para almacenar un número muy, muy grande y en nuestra experiencia se necesita con poca frecuencia.

Tell Me mejoras en la caja

La caja de «Dime» está pensada para ayudarte a encontrar lo que buscas en las cintas. Es una gran idea, ya que puede ser difícil recordar dónde está todo. En la práctica, la película no ha funcionado muy bien hasta ahora. Sólo el tiempo dirá si la nueva y mejorada versión es mejor en la práctica…

Enlazando con la dBASE

Microsoft Access 2019 Enlace dBASE. Esto solía estar en Access, luego se fue, ¡y ahora ha vuelto! La función permite enlazar e importar desde archivos dBASE (.dbf). Si necesita enlazar con un sistema escrito en dBASE puede hacerlo ahora, como si la tabla estuviera almacenada en Access. Y si quieres extraer datos permanentemente de la dBASE, ahora también puedes hacerlo.

Etiqueta Nombre de la propiedad

Esto le permite asociar una etiqueta con un cuadro de texto a través de su Nombre, en lugar de pegar la etiqueta en el cuadro de texto. De nuevo, esta es una característica útil para aquellos que crean sistemas en Access.

Conexión ODBC Característica de reintento

Esto se aplica a los sistemas de bases de datos Access que se vinculan a otros tipos de fuentes de datos, por ejemplo, SQL Server. En el pasado, si se perdía la conexión con una tabla de datos, la única forma de recuperarla era cerrar la base de datos y volver a abrirla. ¡Afortunadamente esto no era algo frecuente! Access intentará ahora reabrir la conexión misma, automáticamente, siempre que haga algo en el sistema que requiera esa conexión.

Nuevos tipos de gráficos

Esto está al final de la lista para nosotros. Siempre hemos encontrado tablas torpes en Access y por eso siempre hemos usado enlaces y automatización con Excel para presentar los datos de Access gráficamente.

Access 2016 también puede actualizarse automáticamente a versiones más recientes si se adquiere como parte de un paquete de suscripción de Microsoft 365 (lo que era Office 365).

(Si está considerando el Microsoft 365/Office 365 o quiere saber más, haga clic aquí.)

Y al igual que en las versiones anteriores de Access, normalmente se puede crear una base de datos en Access 2019 y luego dársela a alguien que no sea dueño de Access para que la use. Todo lo que necesitan es el Access 365 Runtime gratuito instalado en su ordenador.

Caraterísticas Microsoft Access 2o16

La edición de Ms Access 2016, que viene con el paquete de software Office 2016, tiene un montón de actualizaciones de características oportunas que discutimos en este artículo en detalle.

Nuevas funciones en Access 2016Si acaba de actualizar su suite de aplicaciones de Ms Office de la edición 2013 a la edición 2016, es probable que sienta que Ms Access apenas ha cambiado un poco. Mientras que el aspecto y la sensación permanecen en gran parte sin cambios, hay varios cambios en esta popular aplicación de base de datos que vale la pena ver. Aquí hay algunas de esas características y actualizaciones recientemente lanzadas que uno puede encontrar en la última edición de Access.

Tell Me

Cuando abra la edición 2016 de Ms Access, además de una interfaz ligeramente colorida, también notará un nuevo cuadro de texto justo en la cinta de arriba. Esto dice «Dime lo que quieres hacer» y tiene un icono de una bombilla justo al lado. Sea cual sea la tarea que quieras hacer, puedes escribir aquí y te daremos una lista de todas las características y programas que podrían ayudarte a completar tu tarea. También puede utilizar esta función para obtener ayuda con cualquier cosa relacionada con la aplicación y también puede ayudarle a encontrar un botón que no pueda localizar.

Nuevos temas

Ahora también tienes la opción de cambiar los temas para tu programa Access. En esta edición se han introducido dos nuevos temas

Plantillas rediseñadas

A parte de los nuevos temas, Access 2016 también te ofrece nuevas plantillas de diseño de escritorio. Se han rediseñado y modificado cinco plantillas de escritorio diferentes para que puedas empezar a trabajar con las bases de datos de Access con facilidad.

Mayor cuadro de diálogo de mostrar la tabla

El tamaño del cuadro de diálogo de mostrar la tabla se ha aumentado en Access 2016, utilizando este cuadro de diálogo más grande, ahora tendrá acceso a un mayor número de consultas y tablas y bases de datos. Puede abrir este cuadro de diálogo en las consultas de múltiples maneras. También tienes la opción de abrirlo en la Ventana de Relaciones.

Muchos usuarios de la edición de Access 2013 podrían considerar que la interfaz general es más o menos la misma; sin embargo, la diferencia vendrá en la funcionalidad. Además, los cambios introducidos en esta edición tienen por objeto dar a los usuarios finales un mayor control. Por ejemplo, ahora es mucho más fácil exportar fuentes de datos vinculadas desde la aplicación Access a un archivo de Ms Excel. Además, con SharePoint 2016, ya se puede utilizar una gran cantidad de servicios de aplicaciones web de Access. Algunos de los más destacados incluyen filtros de hojas de datos mejorados y controles en cascada.

Incluso la última base de datos de Ms Access 2016 es propensa a los choques

Aunque las recientes ediciones de la Sra. Access son mucho más estables que las ediciones publicadas antes de 2007, están lejos de ser perfectas. Incluso la última aplicación de la edición 2016 de Ms Access es propensa a caídas y los incidentes de corrupción de su archivo de base de datos subyacente son bastante comunes. Así que, independientemente de la edición que esté usando, debe tener a mano una herramienta de reparación de bases de datos de Access como DataNumen Access Repair para recuperarse de una caída de la base de datos. Esta incisiva herramienta puede hacer frente a la corrupción extensiva de un archivo MDB y con seguridad puede devolver todos los datos almacenados en él en poco tiempo.

Características Microsoft Access 2013

Con el lanzamiento de Microsoft Office 2013 previsto para muy pronto (y después de nuestra mirada a las nuevas aplicaciones móviles de Excel), pensamos en echar un vistazo a algunas de las nuevas características que se añadirán a su software Access.

La central de la base de datos ha sido sometida a una revisión, no sólo estética. Más centrado en las aplicaciones, fácilmente compartible y con un fondo revisado, Access 2013 está listo para construir y desarrollar sobre el ahora titular de tres años de edad, Access 2010.

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Entonces, ¿qué es exactamente lo que diferencia a Access 2013 de las versiones anteriores? ¿Y estas diferencias harán que la experiencia del usuario sea mejor o peor?

Basado en la aplicación

La mayor novedad de Access 2013 es el enfoque en un sistema más basado en aplicaciones.

Con la introducción de Windows 8 y el desarrollo de Sharepoint como un competidor realista de Google Drive y Dropbox, no es de extrañar que Access 2013 tenga tanto enfoque.

En Access 2013 podrás crear una aplicación (que efectivamente puede ser cualquier cosa, ¡pero asumiremos un archivo de Access!), subirla a Sharepoint y luego permitir el acceso a quien quieras.

No se requieren detalles adicionales de acceso; sólo los de la cuenta de Sharepoint de la empresa/usuarios.

Incluso sin Access instalado en el dispositivo que se está utilizando, se puede seguir utilizando la aplicación (con una funcionalidad limitada, obviamente).

La intención es crear una experiencia de acceso más rápida, más multiusuario y más amigable para los dispositivos. Esto también se refleja en el próximo gran cambio:

Alojamiento en la nube

Todo lo anterior no sería realmente posible sin el alojamiento en la nube, y aunque tal función estaba disponible en la versión anterior de Access, es en Access 2013 cuando realmente se hace realidad.

Mientras tengas a Sharepoint en 365, tendrás tus datos almacenados en la nube.

¡Es tan simple como eso! No se requieren configuraciones complejas ni la transferencia de datos importantes, lo que lo convierte en una opción atractiva tanto para las empresas como para los individuos.

Sin embargo, si no estás convencido, todavía existe la opción de alojarlo en tu propia red a través de Sharepoint y SQL Server.

Interfaz

Aunque ciertamente no es un cambio que tenga un gran impacto en la funcionalidad, el nuevo aspecto que tiene Access 2013 es deportivo y vuelve a jugar en la dirección de Windows 8/app-centric.

Con un diseño mucho más simple y elegante que en las versiones anteriores parece que se ha hecho con tabletas y móviles en mente. La creación de hojas de datos, listas y otras formas de visualización de datos puede hacerse automáticamente, pero todo el programa sigue conservando su popular filosofía personalizable.

El Back-end

Como el propio Microsoft dice, esta es «una de las mayores mejoras en Access 2013 (pero) es una que puede que ni siquiera noten». Guardar una base de datos en Sharepoint también creará un servidor SQL completo para almacenar los datos.

Para el usuario general del día a día, todo esto significa realmente una gestión de datos más rápida y accesible, pero para aquellos que estén familiarizados con los servidores SQL podrán enlazarlos para que los informes de estilo analítico se puedan hacer fácilmente.

Característica de Microsoft Access 2o1o

Microsoft Access es una de esas aplicaciones que te gustan o detestas. Algunas de las características son bastante útiles para bases de datos más pequeñas, como las libretas de direcciones y las colecciones de CD/DVD, pero la limitación del tamaño de los archivos de la base de datos de 2 GB es restrictiva. El lanzamiento de Office 2010 de Access ofrece algunas mejoras que hacen que la aplicación sea más utilizable, incluyendo mejoras en la confiabilidad.

Este post analizará algunos de estos artículos nuevos y/o mejorados para ofrecerte una visión general de lo que Access 2010 aporta a la fiesta en esta ocasión.

Formato de base de datos lista para la web

La Web es el nuevo escritorio en algunos ambientes. El equipo de Access tuvo esto en cuenta y proporcionó un formato listo para la Web para las bases de datos. Mientras que las versiones anteriores de Access permitían publicar en la web mediante tecnologías de scripts para acceder a los datos, Access 2010 hace que la publicación en la web sea aún más fácil gracias al uso del tipo de base de datos en la web.

Macros

Otro cambio de Access 2010 es la inclusión de un mejor macroambiente. Las macros funcionan más como disparadores SQL. Pueden lanzarse de forma condicional sobre la base de las medidas adoptadas dentro de la base de datos, lo que no sólo mejora el rendimiento, sino que también puede mejorar la experiencia del usuario al permitir la automatización de las tareas.

Temas

Los temas de oficina son compatibles con Access 2010, lo que hace que las personalizaciones de la apariencia de las bases de datos sean mucho más fáciles y uniformes que en el pasado. Cuando se utiliza un formulario en Access, se le puede aplicar un tema, de manera similar a la forma en que se pueden aplicar los temas en Word y PowerPoint. Esto ayudará a mantener la apariencia de sus formularios unificados en toda la aplicación. Los temas también pueden aplicarse a los informes creados en Access.

Grupos de campos

Access 2010 cambia la forma en que se añaden los campos a la base de datos mediante una mejor lista de campos a insertar. La galería de tipos de datos reemplaza al panel de tareas Agregar campo y contiene todos los tipos de campo comunes para su uso en una base de datos. Una nueva y útil característica aquí le permite añadir ciertos grupos de campos, llamados selecciones de inicio rápido, como una colección en lugar de añadir un campo a la vez (Figura B). Por ejemplo, cuando se selecciona la dirección de inicio rápido, se insertan varios campos:

• Dirección
• Ciudad
• País_Lugar
• Estado
• Zip

Las Comienzos Rápidos le permiten añadir campos como una colección.
Además de los tipos de datos ya disponibles en el volante del Campo de Adición, puede añadir los suyos propios a la lista. Puede guardar los campos seleccionados como nuevos tipos de datos definidos por el usuario. Al guardar los campos para su uso posterior, puede categorizarlos en cualquier sección dentro del volante Add Fields, siendo el valor por defecto User Defined. En la figura C se muestra la opción Agregar campo.

Reportaje

Access 2010 permite un formato condicional dentro de los informes, mostrando la información que cumple una determinada condición o conjunto de condiciones. Para utilizar o cambiar las reglas de formato condicional de un informe, abra el informe y seleccione la pestaña Formato de la cinta. Luego, seleccione la opción Formato condicional.

El Administrador de Reglas de Formato Condicional enumera las reglas que se mostrarán. Sólo tienes que elegir el campo para el que quieres añadir/eliminar/modificar las reglas de formato. Las reglas para el campo seleccionado se muestran en un recuadro abajo.

Formato condicional

El Constructor de Expresiones y Consultas usa Intellisense. Microsoft ha incluido a Intellisense en las partes de Expression and Query Builder de Access. Intellisense ayuda a completar los nombres de los campos y otros elementos que puede utilizar en estas áreas. Esto reduce el margen de error cuando se trabaja con consultas y expresiones, así como el tiempo empleado en buscar la ortografía de los nombres de campo en grandes bases de datos.

Características de Microsoft Access 2007

Desde que las empresas y los particulares han utilizado los datos, ha sido necesario encontrar una forma de reunir, mantener y utilizar esos datos. Los programas de bases de datos como Microsoft Access fueron construidos con esa necesidad en mente, y con cada nueva generación del programa Access, Microsoft ha intentado hacer la experiencia de la base de datos más segura, más fácil y más amigable para el usuario. Esa tradición continúa con el lanzamiento del nuevo Access 2007, que forma parte de la familia de productos de Microsoft Office 2007.

Soluciones prefabricadas

Una de las nuevas características más poderosas del programa Microsoft Access 2007 es la introducción de una serie de soluciones preconstruidas. Estas soluciones preconstruidas son parte de la pantalla de «Getting Started», haciendo más rápido y fácil que nunca empezar a trabajar desde el principio.

Estas soluciones preconstruidas pueden ser usadas para cosas como el seguimiento de contratos, asuntos, eventos, tareas, activos y mucho más. Las soluciones preconstruidas que se proporcionan pueden utilizarse como plantillas tal cual, o pueden mejorarse y personalizarse fácilmente para acomodar prácticamente cualquier tipo de información que se necesite. Estas plantillas permiten utilizar la información como sea necesario.

Además de la potencia de las soluciones preconstruidas, Access 2007 también proporciona un nuevo aspecto y sensación con una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados. Esta nueva interfaz facilita más que nunca a los usuarios la creación, modificación y mejora de las aplicaciones. La nueva interfaz es sensible al contexto y eficiente. Con casi 1.000 comandos disponibles, la interfaz de usuario está diseñada para mostrar sólo aquellos que son relevantes para la tarea en cuestión. La nueva interfaz de usuario también cuenta con una vista de ventana con pestañas y una nueva barra de estado, junto con una barra de título de aspecto moderno y barras de desplazamiento para facilitar la navegación.

En cuanto a la navegación, Access 2007 también cuenta con un nuevo panel de navegación que ofrece una visión completa y fácil de usar de los diversos cuadros, formularios, consultas e informes que componen la base de datos. Access 2007 también ofrece la posibilidad de crear grupos personalizados, lo que permite a los usuarios organizar todos sus formularios e informes en un solo cuadro.

La creación de cuadros también se simplifica y mejora en el marco de Access 2007, lo que facilita a los usuarios sin experiencia previa en bases de datos la creación de cuadros dinámicos y útiles. La información puede ser introducida directamente en la tabla, como en Excel. A medida que se introduce cada nuevo valor, Access 2007 añade automáticamente un nuevo campo y detecta el tipo de datos que contiene. Access 2007 ofrece incluso la posibilidad de pegar una hoja de cálculo de Excel completa en Access, sin necesidad de volver a escribir los datos.

El nuevo Access 2007 también ofrece a los usuarios la posibilidad de importar rápida y fácilmente registros de contactos directamente desde Microsoft Office Outlook 2007. Un registro de contacto de Outlook puede importarse fácilmente a Access 2007, y los registros pueden exportarse también de Access 2007 a Outlook.

La capacidad de compartir información de forma rápida y fácil entre diferentes programas es una de las características más poderosas del nuevo Access 2007. Esta capacidad facilita la colaboración con los colegas, la recopilación de información, evita la necesidad de tener que volver a teclear los datos y asegura que los datos necesarios estén siempre a mano. Los usuarios del nuevo Access 2007 encontrarán muchas mejoras en el nuevo producto, y es una buena idea que los que actualmente utilizan los productos más antiguos aprendan lo más posible sobre las nuevas características y beneficios de este poderoso programa de base de datos.

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