Un proyecto es temporal porque tiene un principio y un final definidos en el tiempo y, por lo tanto, un alcance y recursos definidos en la gestión de proyectos.
Y un proyecto es único porque no es una operación de rutina, sino un conjunto específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo singular. Por lo tanto, un equipo de proyecto a menudo incluye personas que no suelen trabajar juntas, a veces de diferentes organizaciones y en múltiples geografías.
El desarrollo de software para un proceso de negocios mejorado, la construcción de un edificio o puente, el esfuerzo de socorro después de un desastre natural, la expansión de las ventas en un nuevo mercado geográfico, todos son proyectos.
Y todo debe ser administrado por expertos para entregar los resultados, el aprendizaje y la integración a tiempo, dentro del presupuesto, que las organizaciones necesitan.
La gestión de proyectos, entonces, es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para proyectar actividades que cumplan con los requisitos del proyecto.
Siempre se ha practicado de manera informal, pero comenzó a surgir como una profesión distinta a mediados del siglo XX.
Al inicio de un proyecto, la cantidad de planificación y trabajo requerido puede parecer abrumadora. Puede haber docenas, o incluso cientos de tareas que deben completarse en el momento adecuado y en la secuencia correcta.
Los gerentes de proyectos experimentados saben que a menudo es más fácil manejar los detalles de un proyecto y seguir los pasos en el orden correcto cuando se divide el proyecto en fases. Dividir sus esfuerzos de gestión de proyectos en estas cinco fases puede ayudar a estructurar sus esfuerzos y simplificarlos en una serie de pasos lógicos y manejables.
Contenido
- 1 Etapas de la gestión de proyectos
- 2 Iniciación de proyecto
- 3 Planificación del proyecto
- 4 Ejecución del proyecto
- 5 Seguimiento y control del proyecto
- 6 Cierre del proyecto
- 7 Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
- 8 Manejo del proyecto de integración
- 9 Gestión del alcance del proyecto
- 10 Gestión del tiempo del proyecto
- 11 Gestión de costes del proyecto
- 12 Gestión de la calidad del proyecto
- 13 Proyecto de Gestión de Recursos Humanos
- 14 Gerencia de Comunicaciones del Proyecto
- 15 Gestión de riesgos de proyectos
- 16 Gestión de adquisiciones del proyecto
- 17 Proyecto de gestión de actores
Etapas de la gestión de proyectos
Iniciación de proyecto
La iniciación es la primera fase del ciclo de vida del proyecto. Aquí es donde se mide el valor y la viabilidad del proyecto. Los gerentes de proyecto generalmente usan dos herramientas de evaluación para decidir si seguir o no un proyecto:
- Documento de caso de negocios: este documento justifica la necesidad del proyecto e incluye una estimación de los posibles beneficios financieros.
- Estudio de viabilidad: esta es una evaluación de los objetivos, el cronograma y los costos del proyecto para determinar si el proyecto debe ejecutarse. Equilibra los requisitos del proyecto con los recursos disponibles para ver si tiene sentido continuar con el proyecto.
Los equipos abandonan los proyectos propuestos que se etiquetan como no rentables y / o inviables. Sin embargo, los proyectos que pasan estas dos pruebas pueden asignarse a un equipo de proyecto u oficina de proyecto designada.
Planificación del proyecto
Una vez que el proyecto recibe la luz verde, necesita un plan sólido para guiar al equipo, así como para mantenerlos a tiempo y dentro del presupuesto. Un plan de proyecto bien escrito brinda orientación para obtener recursos, obtener financiamiento y obtener los materiales necesarios. El plan del proyecto le da al equipo la dirección para producir resultados de calidad, manejar el riesgo, crear aceptación, comunicar los beneficios a los interesados y administrar proveedores.
El plan del proyecto también prepara a los equipos para los obstáculos que pueden encontrar en el transcurso del proyecto y les ayuda a entender el costo, el alcance y el calendario del proyecto.
Durante esta fase, se define el alcance del proyecto y se desarrolla un plan de gestión del proyecto. Implica identificar el costo, la calidad, los recursos disponibles y un calendario realista. Los planes del proyecto también incluyen establecer líneas de base o medidas de desempeño. Estos se generan utilizando el alcance, el cronograma y el costo de un proyecto. Una línea de base es esencial para determinar si un proyecto está en camino.
En este momento, los roles y las responsabilidades están claramente definidos, por lo que todos los involucrados saben de qué son responsables. Estos son algunos de los documentos que un PM creará durante esta fase para garantizar que el proyecto se mantenga en el buen camino:
- Declaración de alcance: un documento que define claramente la necesidad comercial, los beneficios del proyecto, los objetivos, los entregables y los hitos clave. Una declaración de alcance puede cambiar durante el proyecto, pero no debe hacerse sin la aprobación del gerente del proyecto y del patrocinador.
- Programa de desglose del trabajo: es una representación visual que desglosa el alcance del proyecto en secciones manejables para el equipo.
- Hitos: identifique los objetivos de alto nivel que deben cumplirse a lo largo del proyecto e inclúyalos en el cuadro de Gantt.
- Diagrama de Gantt: un cronograma visual que puede utilizar para planificar tareas y visualizar el cronograma de su proyecto.
- Plan de comunicación: esto es de particular importancia si su proyecto involucra a partes interesadas externas. Desarrolle la mensajería adecuada en torno al proyecto y cree un calendario de cuándo comunicarse con los miembros del equipo en función de los entregables y los hitos.
- Plan de gestión de Riesgos: Identifique todos los riesgos previsibles. Los riesgos comunes incluyen estimaciones de tiempo y costos poco realistas, ciclo de revisión de clientes, recortes presupuestarios, requisitos cambiantes y falta de recursos comprometidos.
Ejecución del proyecto
Esta es la fase que se asocia más comúnmente con la gestión de proyectos. La ejecución tiene que ver con la construcción de entregables que satisfagan al cliente. Los líderes de equipo hacen que esto suceda al asignar recursos y mantener a los miembros del equipo enfocados en sus tareas asignadas.
La ejecución se basa en gran medida en la fase de planificación. El trabajo y los esfuerzos del equipo durante la fase de ejecución se derivan del plan del proyecto.
Las tareas completadas durante la Fase de Ejecución incluyen:
- Desarrollar equipo
- Asignar recursos
- Ejecutar planes de gestión de proyectos.
- Gestión de compras si es necesario.
- PM dirige y gestiona la ejecución del proyecto.
- Configurar sistemas de seguimiento.
- Se ejecutan las tareas asignadas.
- Reuniones de estado
- Actualizar el cronograma del proyecto
- Modificar los planes del proyecto según sea necesario
Si bien la fase de monitoreo del proyecto tiene un conjunto diferente de requisitos, estas dos fases a menudo ocurren simultáneamente.
Seguimiento y control del proyecto
El monitoreo y el control a veces se combinan con la ejecución porque a menudo ocurren al mismo tiempo. A medida que los equipos ejecutan su plan de proyecto, deben monitorear constantemente su propio progreso.
Para garantizar la entrega de lo prometido, los equipos deben supervisar las tareas para evitar el desplazamiento del alcance, calcular los indicadores clave de rendimiento y realizar un seguimiento de las variaciones del costo y el tiempo asignado. Esta vigilancia constante ayuda a que el proyecto avance sin problemas.
- Objetivos del proyecto: Medir si un proyecto está dentro del cronograma y el presupuesto es una indicación de si el proyecto cumplirá con los objetivos de las partes interesadas.
- Entregables de calidad: Esto determina si se cumplen los entregables de tareas específicas.
- Esfuerzo y seguimiento de costos: Los PMs contabilizarán el esfuerzo y el costo de los recursos para ver si el presupuesto va por buen camino. Este tipo de seguimiento informa si un proyecto cumplirá con su fecha de finalización en función del rendimiento actual.
- Desempeño del proyecto:Esto monitorea los cambios en el proyecto. Tiene en cuenta la cantidad y los tipos de problemas que surgen y la rapidez con que se abordan. Estos pueden ocurrir a partir de obstáculos imprevistos y cambios de alcance.
Durante este tiempo, es posible que los PM deban ajustar los cronogramas y los recursos para garantizar que el proyecto esté en marcha.
Cierre del proyecto
Los equipos cierran un proyecto cuando entregan el proyecto terminado al cliente, comunican la finalización a las partes interesadas y liberan recursos a otros proyectos. Este paso vital en el ciclo de vida del proyecto le permite al equipo evaluar y documentar el proyecto y avanzar al siguiente, utilizando errores y éxitos anteriores del proyecto para crear procesos más sólidos y equipos más exitosos en gestión de proyectos.
Si bien la administración de proyectos puede parecer abrumadora a veces, dividirla en estos cinco ciclos distintos puede ayudar a su equipo a administrar incluso los proyectos más complejos y usar el tiempo y los recursos de manera más inteligente.
Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
PMI creó un conjunto de terminología estándar y pautas para la gestión de proyectos, que se conocen como áreas de conocimiento de gestión de proyectos. Este es un estándar en evolución que se actualiza periódicamente en su PMBOK.
Las áreas de conocimiento de gestión de proyectos coinciden con los grupos de procesos, que son el inicio del proyecto , la planificación del proyecto, la ejecución del proyecto, el monitoreo y el control, y el cierre del proyecto. Estas son las fases cronológicas que atraviesa cada proyecto.
Las áreas de conocimiento tienen lugar durante cualquiera de estos grupos de procesos. Puede pensar en los grupos de procesos como horizontales, mientras que las áreas de conocimiento son verticales. Las áreas de conocimiento son el tema técnico principal, que son necesarios para una gestión eficaz del proyecto.
Las áreas de conocimiento tienen lugar durante cualquiera de estos grupos de procesos. Puede pensar en los grupos de procesos como horizontales, mientras que las áreas de conocimiento son verticales. Las áreas de conocimiento son el tema técnico principal, que son necesarios para una gestión eficaz del proyecto.
Manejo del proyecto de integración
¿Qué mantiene unido un proyecto? Esa sería la gestión de la integración del proyecto, que incluye planes fundamentales como el desarrollo de una carta del proyecto que se crea durante la fase de iniciación. Este es el documento que configura el proyecto y asigna al administrador del proyecto.
Otro aspecto de esta área es el plan de gestión del proyecto, que se desarrolla como una hoja de ruta para que el proyecto alcance un final exitoso. Una vez creado, el plan del proyecto es aprobado por las partes interesadas y / o los patrocinadores, y luego se monitorea y rastrea a través de un registro de cambios a medida que avanza el proyecto.
El área de integración del proyecto también incluye la dirección y la gestión del trabajo del proyecto, que es la producción de sus entregables. Este proceso es monitoreado, analizado y reportado para identificar y controlar cualquier cambio o problema que pueda ocurrir en la gestión de proyectos.
Además, cualquier cambio de control se llevará a cabo. Eso podría requerir formularios de solicitud, aprobación de las partes interesadas y / o patrocinadores u otro administrador. Esta área también es parte del cierre del proyecto al final del proyecto.
Gestión del alcance del proyecto
El alcance se relaciona con el trabajo del proyecto. Por lo tanto, eso incluye la gestión del alcance del plan, que es parte del plan de gestión del proyecto. También es cuando se recopila un requisito detallado para el producto o servicio final.
También deberá definir el alcance en una declaración de alcance. Esto es algo que va desde una oración hasta una lista con viñetas que es exhaustiva para reducir los principales riesgos del proyecto. Y una Estructura de Desglose del Trabajo, que es un desglose gráfico del trabajo del proyecto, es otra parte de esta área en la gestión de proyectos.
Valide el alcance durante el proyecto, lo que significa asegurarse de que los entregables están siendo aprobados regularmente por el patrocinador o parte interesada. Esto ocurre durante los grupos de proceso de monitoreo y control y se trata de aceptar los entregables, no las especificaciones establecidas durante la planificación de la gestión de proyectos.
Es probable que la declaración de alcance cambie a lo largo del proyecto para controlar el alcance, por ejemplo, si un proyecto se retrasa.
Gestión del tiempo del proyecto
La gestión del tiempo del proyecto es, sin sorpresa, consume mucho tiempo. El proyecto se divide en tareas, que se programan con fechas de inicio y plazos, así como presupuestos para cada tarea. Y las cosas cambian constantemente a lo largo de las fases de cualquier proyecto, lo que significa revisarlas a menudo.
Esto implica la administración del cronograma del plan, que implica crear un cronograma para el proyecto y determinar quién es responsable de qué. Eso significa definir actividades, que no es lo mismo que hacer una WBS, pero es similar. Entonces, creas una lista de tareas que toca cada aspecto del proyecto.
Estas tareas se colocan en un orden que tiene sentido, y se anota cualquier dependencia entre ellas. Luego, se determina que estas dependencias son de acabado a inicio (FS), de acabado a final (FF), de inicio a inicio (SS) o de inicio a fin (SF). Esto es principalmente para proyectos más grandes en la gestión de proyectos.
Con las tareas ahora en secuencia, los recursos necesarios para cada uno deben ser estimados y asignados. La duración de cada tarea también se determina en este punto. Todo esto conducirá a un calendario al determinar primero la ruta crítica y la flotación para cada tarea. Use un diagrama de Gantt para colocar las tareas en una línea de tiempo y luego trabaje en la nivelación de recursos para equilibrar el uso de recursos.
Una vez que se hace el horario, el plan para controlar el horario es necesario. Se realiza un análisis del valor ganado con regularidad para asegurarse de que el plan real esté avanzando como se había planeado.
Gestión de costes del proyecto
Esta área involucra el presupuesto del proyecto, lo que significa tener buenas herramientas de estimación para asegurarse de que los fondos cubran el alcance del proyecto y se estén supervisando regularmente para mantener informados a los interesados o patrocinadores.
La administración de costos del plan determinará el método para establecer el presupuesto, que incluye cómo y si cambiará y qué procedimientos se utilizarán para controlarlo. Cada tarea deberá estimarse en función del costo, lo que significa que incluye todos los recursos, como mano de obra, materiales, equipos y cualquier otra cosa necesaria para completar la tarea.
Esto determinará el presupuesto del proyecto, una vez que tome todos los costos de la tarea y los combine. Luego viene la necesidad de controlar esos costos a través de un análisis del valor ganado. Esto se realiza regularmente a lo largo del proyecto para asegurarse de que los costos estimados estén en línea con los gastos reales.
Gestión de la calidad del proyecto
Un proyecto puede llegar a tiempo y dentro del presupuesto, pero si la calidad no está a la altura del conjunto estándar, entonces el proyecto es un fracaso. La gestión de la calidad del plan es parte del plan general de gestión del proyecto, aunque puede ser un documento independiente si contiene las especificaciones de calidad para el producto o servicio.
El proceso debe incluir el control de calidad, que es solo una forma de asegurarse de que se cumplan los estándares de calidad. Por lo tanto, para controlar la calidad, se deben inspeccionar los entregables para asegurarse de que se cumplan los estándares descritos en el plan de gestión de la calidad.
Proyecto de Gestión de Recursos Humanos
El equipo del proyecto es su recurso más importante, por lo que es crucial reunir al mejor equipo y asegurarse de que estén contentos. Pero también es necesario hacer un seguimiento de su rendimiento para garantizar que el proyecto progrese según lo planeado. Un plan de gestión de recursos humanos identificará sus funciones y sus requisitos para esas posiciones, así como la forma en que encajan en la estructura general del proyecto.
Una vez que haya determinado las descripciones de los puestos, es hora de ocupar esos puestos y adquirir un equipo de proyecto. Esto se puede hacer de forma interna mediante el dibujo de otros departamentos de la organización, mediante la contratación de nuevos empleados o mediante una combinación de ambos. El equipo necesita desarrollo, posiblemente capacitación y otras cosas que los hagan viables para el proyecto.
La gestión del equipo del proyecto es una responsabilidad continua del gerente del proyecto. El equipo es monitoreado para asegurarse de que estén trabajando de manera productiva y que no haya conflictos internos, por lo que todos están satisfechos en la gestión de proyectos.
Gerencia de Comunicaciones del Proyecto
Todas las áreas de gestión de proyectos son importantes, pero las comunicaciones pueden ser primordiales, ya que informan todos los aspectos del proyecto. Las comunicaciones informan al equipo y a las partes interesadas, por lo tanto, la necesidad de planificar la gestión de las comunicaciones es un paso crítico en cualquier proyecto.
Es en este punto que se determina la difusión de las comunicaciones, incluida la forma en que se realiza y con qué frecuencia. Apunta quién necesita qué y cuándo. Además, tenga en cuenta cómo se producirán las comunicaciones cuando surjan problemas en el proyecto, como los cambios.
Administre las comunicaciones cuando se ejecute el proyecto para asegurarse de que se ejecuta según lo planeado. Esto también implicará controlar las comunicaciones revisando su efectividad regularmente y ajustando según sea necesario.
Gestión de riesgos de proyectos
Los planes de gestión de riesgos identificarán cómo se desglosarán, clasificarán y priorizarán los riesgos. Esto implica identificar los riesgos que podrían ocurrir durante la ejecución del proyecto al hacer un registro de riesgos .
Realice un análisis de riesgo cualitativo después de que los riesgos más grandes hayan sido identificados y clasificados por probabilidad e impacto. Entonces priorízalos. Luego realice un análisis cuantitativo de acuerdo con su impacto en el proyecto, como su presupuesto, calendario, etc.
Ahora necesitarás planificar las respuestas de riesgo. Si esos riesgos en realidad se convierten en problemas, entonces una respuesta debe haberse escrito con anticipación, con un propietario que pueda asegurarse de que el riesgo se identifique y maneje adecuadamente. Controlar el riesgo implica revisar regularmente el registro de riesgos y tachar los riesgos que ya no afectarán el proyecto.
Gestión de adquisiciones del proyecto
Se trata de compras externas, que forman parte de la mayoría de los proyectos, como la contratación de subcontratistas. Esto obviamente tendrá un impacto en el presupuesto y el calendario. La planificación de la gestión de adquisiciones comienza identificando las necesidades externas del proyecto y cómo participarán esos contratistas.
Ahora realice esas adquisiciones contratando a los contratistas, lo que incluye una declaración del trabajo, los términos de referencia, la solicitud de propuestas y la elección de un proveedor. Usted querrá controlar el proceso de adquisición mediante la administración y el monitoreo, y luego cerrar los contratos una vez que el trabajo se haya realizado a satisfacción de todos.
Proyecto de gestión de actores
Los interesados deben estar contentos, ya que el proyecto ha sido creado para sus necesidades. Por lo tanto, deben ser gestionados activamente como cualquier otra parte del proyecto. Para empezar, hay que identificar a los grupos de interés. No siempre es fácil, pero es una parte crucial de comenzar cualquier proyecto, así que averigüe quiénes son y qué preocupaciones tienen.
Ahora planifique la gestión de las partes interesadas , lo que significa enumerar a cada parte interesada y priorizar cuáles son sus preocupaciones y cómo podrían afectar el proyecto. Esto conducirá a la gestión de las expectativas de las partes interesadas para garantizar que se satisfagan sus necesidades y que usted se comunique con ellos.
A lo largo del proyecto, controlar el compromiso de los interesados. Haga esto determinando si se están abordando las necesidades de las partes interesadas. Si no, averigüe qué cambios deben realizarse para satisfacer esas necesidades o ajustar las expectativas en la gestión de proyectos.