Antes de empezar a zambullirte y crear un horario, primero debes considerar cuáles son los principales resultados de tu proyecto. Además, debería descomponer estos entregables en componentes para crear lo que se conoce como un plan de la estructura del proyecto (PEP). Este método de crear primero un PEP se conoce como método de programación descendente.
El primer paso en la programación de un proyecto es utilizar el PEP para descomponer el proyecto en sus principales entregables, es decir, los principales componentes de productos o servicios. Después de la creación del PEP, piense en las tareas necesarias para realizar esos entregables del componente. El orden de estos esfuerzos es importante para asegurar que su proyecto esté enfocado en el producto y en el cliente. El método de programación descendente considera primero los entregables en el PEP.
Este artículo analiza el PEP y demuestra cómo utilizar un enfoque de programación descendente para crear un PEP simple en Microsoft Project 2013 primero y antes de la inserción de tareas definidas.
Contenido
Enfoque descendente
El enfoque de programación de arriba hacia abajo reconoce la importancia de que el equipo de gestión de proyectos mantenga su «ojo en la pelota» durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto significa que se mantiene un enfoque en el producto o servicio final, que es el objetivo completo del proyecto. El PEP le ayuda a mantener este enfoque en el producto. En su esencia, el PEP es una descomposición del proyecto en componentes más pequeños orientada a la entrega. Por lo tanto, el PEP se centra en los entregables y es simplemente un desglose de todos los componentes que componen el producto de una manera organizada. En el enfoque descendente se crea primero el PEP, de modo que las tareas del plan de entregas del proyecto fluyan desde el PEP, y no al revés.
Microsoft Project se considera a veces como un enfoque de programación ascendente en el que primero se insertan las tareas y luego se organizan debajo de las tareas de resumen mediante la función de sangría. Estas tareas de resumen son los elementos del PEP en Microsoft Project y se describen normalmente mediante sustantivos y adjetivos. También se destacan en negrita en Microsoft Project. Cualquier cosa por debajo de las tareas de resumen son las operaciones o tareas necesarias para producir los elementos PEP. Y generalmente se describen mediante verbos.
Dado que la creación de estas tareas de resumen requiere primero la inserción de una tarea debajo de cada una de ellas, parece que Microsoft Project es más adecuado para un enfoque de programación ascendente. Sin embargo, es posible insertar cada tarea de resumen alrededor de una tarea predeterminada indefinida. Después de insertar todas las tareas de resumen o elementos PEP mediante este método, es posible volver atrás y definir estas tareas predeterminadas e insertar tareas adicionales hasta que todas las tareas necesarias para cada tarea de resumen (o elemento PEP) estén completamente introducidas y definidas. La facilidad de inserción de tareas de Microsoft Project permite insertar posteriormente tareas adicionales debajo de cada tarea de resumen. De este modo, podemos utilizar directamente Microsoft Project para un enfoque PEP descendente en lugar de tener que recurrir a la utilización de una pizarra para la definición del PEP.
Ejemplo de PEP
Antes de crear un PEP en Microsoft Project 2013, echemos un vistazo a un diagrama de nuestro PEP de ejemplo. La Figura 1 muestra un ejemplo de PEP para un proyecto de reparación y mejora de tuberías.
Figura 1
Como puede ver en la Figura 1, el proyecto de Reparación y Mejora de Tuberías se desglosa de forma ordenada en componentes más pequeños. El PEP ideal descompone los resultados en trozos del tamaño de un bocado adecuados para la aplicación de las tareas de trabajo correspondientes. Estos entregables de tamaño bit se conocen como el paquete de trabajo. No es raro que el PEP baje varios niveles antes de alcanzar el nivel del paquete de trabajo. Por la simplicidad de la ilustración, nuestro ejemplo de PEP sólo baja al nivel tres.
Enfoque descendente en Microsoft Project
Comenzamos nuestra creación de Microsoft Project WBS mediante la inserción de dos tareas predeterminadas. Seleccione la ficha Tarea, Insertar grupo de cinta e icono Tarea, Figura 2, dos veces para insertar dos tareas predeterminadas.
Figura 2
Ahora en la primera fila escriba el nombre del proyecto Pipe Repair & Improve, Figura 3.
Figura 3
Para hacer que Pipe Repair & Improve sea una tarea de resumen y, por lo tanto, un elemento PEP resalte la fila 2 () y seleccione la pestaña Tarea, el icono Programar grupo de cinta y Sangría, Figura 4.
Figura 4
Ahora tenemos nuestro primer elemento PEP definido; la tarea de resumen Pipe Repair & Improve se muestra en la Figura 5.
Figura 5
Observe la columna PEP, que describe el nivel de cada tarea de resumen y, por lo tanto, el nivel de cada elemento PEP. También enumera los niveles por debajo de las tareas de resumen. Pero como se ha indicado anteriormente, sólo las tareas de resumen aparecen en negrita y deben considerarse parte del PEP.
Insertar dos tareas adicionales por defecto y nombrar la tarea superior de Gestión de Proyectos, Figura 6.
Figura 6
Sangrar la segunda tarea y la Gestión de proyectos se convierte en el elemento PEP 1.2, Figura 7, y, por lo tanto, cae por debajo del elemento PEP 1, Pipe Repair & Improve.
Figura 7
De nuevo, para el siguiente elemento PEP, inserte dos tareas. Escriba Plan de seguridad como el nombre del elemento PEP y sangréelo por defecto () para hacer del Plan de seguridad una tarea de resumen. Ahora usted necesita superar al Plan de Seguridad una vez, Figura 8.
Figura 8
Esto es para que esté en línea con la Gestión de Proyectos en el nivel dos de nuestro PEP, Figura 9.
Figura 9
Añada el siguiente elemento PEP y la tarea de resumen, Entrenamiento de seguridad, Figura 10.
Figura 10
Este elemento PEP, 1.3.2, se incluye en el Plan de seguridad, por lo que no necesita ser eliminado. Ahora inserte los elementos PEP 1.5, Demolición, y 1.5.2, Tuberías dañadas, Figura 11.
Figura 11
Añada los elementos PEP de la instalación, y sangrar y remover, según corresponda, la Figura 12.
Figura 12
Por último, añada el elemento PEP 1.7 de Garantía de calidad para completar el PEP del proyecto Pipe Repair & Improve, Figura 13.
Figura 13
Programar tareas
Para introducir el trabajo teórico, basta con definir las tareas debajo de las tareas de resumen e insertar tareas adicionales, según corresponda, para describir todo el trabajo necesario para entregar cada elemento PEP o paquete de trabajo.
Resumen
La programación en Microsoft Project a veces se considera un enfoque ascendente, en el que se introducen tareas y luego se organizan en torno a tareas de resumen. Sin embargo, la facilidad de inserción de tareas de Microsoft Project lo hace adecuado para definir primero tareas de resumen o elementos PEP y después añadir operaciones o tareas para demostrar claramente cómo producir estos entregables de elementos PEP.
Así que si su preferencia es un enfoque dirigido a tareas de abajo hacia arriba o un enfoque dirigido a resultados de arriba hacia abajo, Microsoft Project 2013 es una herramienta que es adecuada para ambos métodos.