Es muy común que tengan reuniones semanales de estado y que el tiempo y el costo de esas reuniones no sea irrelevante? Si este es el caso, Microsoft Project tiene una gran característica que le permite programar tareas recurrentes.
La función de tareas recurrentes de Microsoft Project le permite programar todas sus reuniones, como las reuniones de estado del proyecto, de una sola vez. Además, puede determinar el costo de esas reuniones asignando al personal asistente como recursos para esas reuniones. Después de la inserción de las reuniones en el programa, utilice las diversas funciones de nivelación en Microsoft Project para resolver cualquier recurso sobre las asignaciones entre las reuniones y las otras tareas del programa.
Este artículo describe cómo utilizar la función de tareas recurrentes de Microsoft Project para modelar las reuniones de estado del proyecto, y también cómo utilizar la nivelación de recursos para realizar los ajustes de recursos adecuados para cualquier problema de asignación excesiva. Estamos utilizando Microsoft Project 2013 para estos ejemplos, sin embargo, las características descritas están disponibles en la mayoría de las versiones de Microsoft Project.
Contenido
Proyecto de reparación de tuberías
El programa para nuestra demostración de la reunión es el simple proyecto de reparación de tuberías que se muestra en la Figura 1.
Figura 1
El proyecto consta de tres tareas, y a cada una de ellas se le asigna un recurso de capataz y de instalador de tuberías. Observe la columna de costos, que proporciona el costo de mano de obra de cada tarea y de todo el proyecto.
Tareas repetitivas
Ahora queremos modelar las reuniones semanales de estado del proyecto y asignar a los asistentes como recursos para estas reuniones. Para insertar las reuniones semanales de estado destacamos la tarea de resumen de Demolición, y seleccionamos la pestaña Tarea, Insertar grupo de cinta, menú desplegable Tarea, y Tarea Recurrente, Figura 2.
Figura 2
En el cuadro de diálogo Información de tareas recurrentes resultante, Figura 3, hemos introducido el Nombre de la tarea, Reuniones de estado semanales.
Figura 3
A continuación, hemos establecido la duración en 2h (dos horas). El patrón de recurrencia es semanal, cada una de las semanas y el miércoles. El Rango de recurrencia abarca todo el proyecto. Haga clic en Aceptar y sus reuniones semanales de estado se mostrarán como se muestra en la Figura 4.
Figura 4
Sobreasignación
Asigne al gerente de proyecto, al capataz y al instalador de tuberías como asistentes a estas reuniones, Figura 5.
Figura 5
Sí, asigne los recursos a cada reunión por separado y no a la tarea de resumen de las reuniones semanales de estado. Su proyecto debe parecerse ahora a la Figura 6.
|Figura 6
Observe los símbolos rojos de los recursos sobre la asignación en las tareas del proyecto y en las reuniones semanales de estado. Debido a que nuestro capataz y el instalador de tuberías están programados para realizar las tareas del proyecto al mismo tiempo que asisten a las reuniones semanales de estado, están sobre asignados.
Nivelación de recursos
Para comenzar el proceso de nivelación de los recursos, seleccione la pestaña Recurso, el grupo de la cinta Nivelación y Opciones de nivelación, en la Figura 7.
Figura 7
Ajuste los cálculos de nivelación a Manual, Figura 8.
Figura 8
La configuración Automática hará que el proyecto realice cambios de nivelación a medida que se introducen tareas programadas, lo que normalmente no es deseable. También queremos buscar asignaciones excesivas día a día, por lo que cualquier asignación excesiva que ocurra a lo largo del día se ajustará en consecuencia.
Conmutar a borrar los valores de nivelación antes de la nivelación. Alternar el nivel de todo el proyecto para establecer el rango de nivelación para todo el programa. El orden de nivelación de sobreasignaciones debe establecerse en Sólo ID o Estándar. El ID sólo tiene en cuenta el ID alfanumérico de la tarea en el proceso de nivelación. Las tareas más adelante en el programa se retrasarán primero.
La orden de nivelación estándar tiene en cuenta las dependencias de las tareas, las fechas y otros factores para nivelar los recursos. Desmarca la opción `Nivel sólo dentro de la pila disponible$0027. Por lo tanto, estamos permitiendo que la función de nivelación extienda las tareas más allá de la duración del proyecto, si es necesario, para resolver los problemas de asignación de recursos.
Activar $0027Nivelación puede ajustar las asignaciones individuales de una tarea$0027. Esta opción le permite ajustar un recurso de tarea independientemente de los otros recursos asignados a esa tarea. Por último, active la opción `La nivelación puede crear divisiones en el trabajo restante$0027. Como indica el nombre de la opción, puede dividir una tarea en dos para eliminar un recurso sobre la asignación.
Seleccione el botón Level All, y la función de nivelación dividirá las tareas, como se muestra en la Figura 9, para resolver las reuniones de estado semanales y las tareas del proyecto sobre los asuntos de asignación para el capataz y el instalador de tuberías.
Figura 9
Digamos que no queremos dividir nuestras tareas de programación. En primer lugar, para eliminar los niveles de recursos actuales, seleccione la ficha Recurso, el grupo de cinta Nivel y Borrar nivelación. También puede seleccionar Borrar nivelación en el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, Figura 10.
Figura 10
Segundo, desactivar $0027La nivelación puede crear divisiones en el trabajo restante$0027, Figura 11.
Figura 11
Seleccione Level All, Figura 11, y la función de nivelación moverá las tareas del proyecto, Figura 12, de modo que no haya ningún problema de asignación con los recursos de las Reuniones Semanales de Estado y los recursos de Foreman y Pipe Fitter.
Figura 12
Gantt de nivelación
Podemos mostrar un diagrama de Gantt de nivelación para ver los efectos que tiene la función de nivelación en el programa. Seleccione la ficha Recurso, el menú desplegable Hoja de recursos, más vistas y Gantt de nivelación en el menú Más vistas correspondiente. El Gantt de nivelación resultante, Figura 13, muestra el programa antes y después de la nivelación.
Figura 13
Las barras verdes están antes y las azules después. Observe la columna Leveling Delay que proporciona el retardo de la tarea en días transcurridos, que es de 24 horas «24 horas al día». Cada tarea del proyecto en la Figura 13 se retrasa 1.08 días para eliminar el recurso sobre la asignación.
Resumen
Microsoft Project tiene una función de tareas recurrentes para facilitar la inserción de reuniones en la programación. Usted puede asignar recursos a sus reuniones para contabilizar los costos de mano de obra incurridos por los recursos que asisten a las reuniones. Asegúrese de asignar recursos a cada reunión individual y no a la tarea de resumen de la reunión.
Tenga en cuenta que estas reuniones pueden crear problemas de recursos sobre la asignación cuando se asignan recursos a tiempo completo para otras tareas. Microsoft Project tiene funciones de nivelación que le permiten dividir las tareas o desplazarlas para resolver la sobreasignación de recursos. El diagrama de Gantt de nivelación proporciona un resumen de antes y después de la nivelación de recursos de programación.