¡Las presentaciones toman tiempo para construirse! Aunque Microsoft PowerPoint es una de las aplicaciones más populares y fáciles de usar, tiene mucho poder que se esconde bajo el capó. Lleva su tiempo encontrar
Cada aplicación viene con una curva de aprendizaje. ¿No sería genial saltarse esa curva de aprendizaje y saber todo lo que necesita para construir presentaciones profesionales? En este tutorial, eso es exactamente lo que obtendrás: 10 de mis características favoritas de PowerPoint y herramientas de PowerPoint para crear presentaciones de gran apariencia.
- Comience con un diseño incorporado
Realmente hay dos direcciones a las que se puede ir cuando se está construyendo una nueva diapositiva en Microsoft PowerPoint:
Diseñar la diapositiva desde cero, dejando caer en cajas individuales de marcadores de posición una tras otra, agregándolas una por una hasta que tenga una diapositiva.
Pruebe un diseño integrado que incluya todos los cuadros de contenido que necesite desde el principio.
Realmente no hay que pensar en empezar el diseño de las diapositivas con un diseño pre-construido. Es un ahorro de tiempo y también mejora el aspecto de la presentación, ya que todas las cajas y el contenido están perfectamente alineados.
En la ficha Inicio, seleccione una presentación en la opción de menú:
Creo que una de las razones por las que los presentadores evitan los diseños es que quieren personalizar la diapositiva. No hay nada que le impida tomar un diseño y ajustarlo, mover los cuadros según sea necesario o agregar otros marcadores de posición de contenido.
Es una función sencilla de PowerPoint, pero he visto a demasiados presentadores dibujar y volver a dibujar cajas en la diapositiva. Es mucho mejor usar un diseño de arranque y ajustarlo según sea necesario.
- Usar la vista maestra de diapositivas para actualizar los diseños consistentemente
La mayoría de mis características favoritas de PowerPoint no sólo ahorran tiempo, sino que también aseguran que las diapositivas sean consistentes. Es una gran ventaja si el logo está en el mismo lugar en cada diapositiva, por ejemplo.
Los patrones de diapositivas controlan el diseño de múltiples diapositivas al mismo tiempo. Cuando usted ajusta un patrón de diapositivas, cada diapositiva que use ese patrón tendrá los mismos cambios.
Vaya a la ficha Vista y seleccione Patrón de diapositivas. Ahora, agregue algo que quiera que aparezca en cada diapositiva (como un logo o un texto al pie de página) al patrón:
Cuando regrese a la vista Normal, verá los cambios en cada diapositiva que use el mismo patrón. Una vez más: se trata de hacer diseños de diapositivas limpios y consistentes. El ajuste del patrón de diapositivas es un punto clave de la productividad y la excelencia en el diseño.
- Usar la presentación de otra persona como punto de partida
A Picasso se le atribuye haber dicho: «Los buenos artistas piden prestado, los grandes artistas roban». No hay nada malo en usar el trabajo duro de otros para construir una gran presentación.
Usar una de estas plantillas pre-construidas no es robar – sólo se siente como si lo hiciera porque lo hace tan fácil. Te saltas el trabajo duro de diseñar todo desde una pizarra en blanco.
- Reorganizar las diapositivas para aumentar su eficacia
La mayoría de las presentaciones pueden mejorar notablemente en sólo unos segundos, simplemente repensando el orden en que sus diapositivas están secuenciadas. Una y otra vez, entreno a los presentadores para que recuerden el principio de BLUF: el resultado final en primera línea.
¿Cuántas presentaciones ha realizado donde el mensaje no era claro? En el momento en que te has sentado durante 30 minutos, estás tan inundado de datos que puede ser difícil recordar el punto. En su lugar, dé su conclusión de antemano y luego comparta por qué se siente de esa manera.
La mejor manera de hacer esto con PowerPoint es cambiar a la vista del Clasificador de Diapositivas. No hay mejor manera de tener todo su contenido a la vista al mismo tiempo. Cambiar a él haciendo clic en Ver > Clasificador de diapositivas.
Cuando cambio a la vista del Clasificador de Diapositivas, me aseguro de que no estoy enterrando mi conclusión, y estoy construyendo una historia que tiene sentido secuencialmente. Arrastrar y soltar las miniaturas de las diapositivas para reordenarlas en un orden conciso y amigable con el BLUF.
- Sigue las guías
Las versiones anteriores de PowerPoint hacían algo difícil alinear las cosas consistentemente en una diapositiva. Ahora, las guías que verás aparecer mientras arrastras y sueltas objetos ayudan a asegurarte de que tus objetos sean bonitos y ordenados.
En la captura de pantalla de abajo, puedes ver un ejemplo de lo que quiero decir. Las pequeñas flechas rojas y las líneas de puntos muestran cómo se relacionan los objetos entre sí, y los verá cuando un objeto esté equidistante entre sí.
Esté atento a estas líneas de ayuda cuando trabaje en PowerPoint. Si los utiliza para alinear objetos, obtendrá una diapositiva más limpia.
- Ajustar los tamaños de las diapositivas
La consideración clave al establecer el tamaño de la diapositiva es considerar el tamaño de la pantalla en la que se presentará. Algunos tipos diferentes de pantalla tienen relaciones de aspecto ligeramente diferentes.
Para cambiar el tamaño de la diapositiva, vaya a la pestaña Diseño y elija cambiar el tamaño de la diapositiva en el menú desplegable Personalizar:
- Redimensionar múltiples objetos
Como mencioné antes, creo que la consistencia en las diapositivas es importante para mantener un aspecto limpio. Si tiene varias imágenes que necesitan ser del mismo tamaño, hay una función fácil para hacerlo.
Un gran ejemplo de esto es cuando tienes varias imágenes de perfil que necesitan ser redimensionadas consistentemente. Para ello, comience manteniendo pulsado Control en su teclado (Comando en Mac) y haga clic en todas las imágenes que deben redimensionarse.
Ahora, asegúrese de que está en la pestaña Formato de la cinta de PowerPoint. A continuación, busque el área Tamaño, escriba un número en uno de los cuadros y pulse Entrar. Todas las imágenes serán redimensionadas al mismo tamaño que el que usted estableció en la caja:
Después de establecer un punto de partida sobre el tamaño, puedes ajustarlo para conseguir que las cosas sean perfectas. Lo importante es que los mantengas a todos seleccionados, y ajustar el tamaño en paralelo.
- Limpiar las tablas rápidamente
Las tablas de datos en PowerPoint son una de las formas más efectivas de presentar datos. Son fáciles para que su espectador pueda ver y entender rápidamente los números con una vista fácil de fila-columna.
A medida que comience a cambiar el tamaño y ajustar el aspecto de una tabla en PowerPoint, es probable que sus filas y columnas se vuelvan un poco desarticuladas o desordenadas. Me gusta arreglar esto con Distribuir Filas, que iguala los tamaños de las filas:
Resalte las filas y, a continuación, vaya a la ficha Diseño y haga clic en Distribuir filas para aplicar una corrección fácil a sus filas.
- Aprende a usar SmartArt
Sin duda, SmartArt es una de mis características favoritas de PowerPoint. Piense en esta característica como el punto dulce entre la infografía y los diagramas de sólo texto.
Básicamente, SmartArt es una forma de crear gráficos flexibles que puede actualizar dentro de PowerPoint. No necesita una aplicación separada para crear sus propios gráficos y gráficos.
SmartArt le permite construir una variedad de diagramas, tales como jerarquías, procesos, ciclos y más. Básicamente, usted puede construir una lista simple con viñetas, y el arte se adaptará para incluir los puntos que usted agregue.
Estoy haciendo todo lo que puedes directamente dentro de PowerPoint. Características como SmartArt son un gran puente que corta una aplicación más como Adobe ilustrador o Photoshop de su flujo de trabajo.
- Pruebe una variante de la plantilla
¿Qué haces cuando llegas al final de diseñar una presentación y simplemente no te sientes bien?
La solución más fácil podría ser probar una nueva variante. Esto simplemente ajusta la combinación de colores y el estilo de la presentación. En la ficha Diseño, haga clic en una miniatura diferente de la selección Variantes.
Cuando cambie una variante, cambiará el esquema de color de toda la presentación, como puede ver a continuación. Un simple clic es la manera más fácil de probar un estilo alternativo:
Cambiar la variante de tema es otro paso más que puede utilizar para aplicar rápida y consistentemente una nueva apariencia a su presentación. Puede que no tenga tiempo para rehacer la presentación desde cero, así que pruebe una variante como alternativa.
Recapitular y seguir aprendiendo
¡No te detengas ahora! Hay mucho más que aprender sobre Microsoft PowerPoint. Realmente creo que el desarrollo de sus habilidades de presentación es uno de los pasos más valiosos que puede tomar cuando está tratando de avanzar en su carrera.
Contenido
Nuevas características en PowerPoint 2007
Además de la nueva interfaz, PowerPoint 2007 tiene las siguientes características nuevas:
- La galería de diseño de plantillas de diapositivas es muy gráfica, y su presentación cambia dinámicamente a medida que navega por la galería.
- SmartArt realiza llamativos diagramas de flujo, diagramas de Venn y modelos de relación.
- La creación de una presentación es ahora un proceso más fluido de principio a fin.
10 características principales de PowerPoint 2010
Algunos de ustedes nos han preguntado acerca de los beneficios de actualizar a PowerPoint 2010, aquí en Pure presentations hemos estado usando PowerPoint 2010 durante bastante tiempo para todas nuestras presentaciones. Cuando hicimos la actualización de 2003 a 2007 quedamos impresionados instantáneamente y contentos con el salto que PowerPoint parecía haber hecho, especialmente con las opciones de animación y formato rápido.
Pero nos ha llevado un tiempo ver los beneficios del salto de 2007 a 2010. Pero cuanto más hemos usado y trabajado con él, más hemos descubierto.
La mayoría de nuestras características favoritas se basan en el ahorro de tiempo y el trabajo eficiente, lo que nos permite dedicar más tiempo a la creatividad dentro de una presentación. He aquí un resumen de nuestras características favoritas de 2010.
- Pintor de Animación
Una gran herramienta para usar cuando has aplicado una pieza complicada de animación a un solo objeto. Ahora puede copiar y pegar la animación que ha aplicado a un objeto directamente a otro.
- Editor de vídeo
A menudo se nos proporcionan videoclips cuando creamos presentaciones, muchas veces es necesario recortarlos para mostrar sólo lo que el presentador quiere.
La función de recorte fácil de usar le permite recortar cualquier material no deseado. Puede utilizar una línea de tiempo o códigos de tiempo reales para realizar ediciones muy precisas. Una vez más PowerPoint ha instalado algunos ajustes de edición de vídeo para aclarar, oscurecer o aclarar las imágenes. Sin embargo, tenga en cuenta que si hace una edición dentro del 2010 no aparecerá si vuelve a guardar su presentación para el 2007 o el 2003.
- Crea un vídeo de tu presentación
Una vez que hemos creado una presentación, a menudo se nos pide que encontremos una manera de repartir estas presentaciones sin permitir que sean manipuladas.
PowerPoint ahora ha permitido que la función muestre la presentación como un video. Tiene opciones que le permiten controlar el tamaño del video y los tiempos para cada diapositiva, codificar el video para que se adapte a su reproducción también es un proceso simple. Produce un vídeo en formato WMV que se puede enviar por correo electrónico y el usuario final ni siquiera necesita PowerPoint para ver la presentación.
- Barras de herramientas de cintas automáticas
Las barras de herramientas de cinta automáticas son las pestañas que aparecen cuando se hace clic en un gráfico, una forma, un texto, una imagen o un vídeo que tienen todos los efectos y características asociados con el objeto, todo en un solo lugar y listo para ser utilizado. La cinta también es totalmente personalizable, lo que significa que puede editar las existentes o crear otras nuevas con todos sus comandos favoritos activados.
- Transiciones
Las transiciones de diapositivas y las animaciones en general han sido mejoradas enormemente, no sólo han mejorado las existentes, por lo que son mucho más suaves, sino que también han incorporado algunas nuevas y frescas. El diseño de la cinta de transición es mucho más fácil de trabajar, con una ventana de efectos de transición y luego un menú desplegable de opciones de efectos para controlar la transición aún más.
- Secciones
Trabajar en la industria de eventos en vivo y poder seccionar toda su presentación es una gran herramienta. Puede expandir y contraer las secciones muy fácilmente para ayudarle a ver la presentación más claramente, puede dividir una presentación individual en los encabezados más importantes o, si tiene varios oradores, puede dividir todo el archivo en esos oradores, lo que le permite encontrar fácilmente una diapositiva o un orador determinado.
- Herramienta cortada, función de máscara
La herramienta de recorte siempre ha sido una de nuestras favoritas en PowerPoint, pero la capacidad añadida de permitirle ver lo que está recortando a medida que lo hace es realmente útil para hacer recortes precisos. Ahora también puede recortar y luego mover la imagen dentro del recorte, lo que permite una mayor flexibilidad de edición.
- Vista previa del efecto
La función de vista previa de efectos ahorra mucho tiempo cuando se trabaja en una presentación grande. Lo usamos mucho para previsualizar animaciones y transiciones. El efecto de vista previa se ha aplicado a todas las características de diseño dentro de PowerPoint, por lo que puede ver el estilo aplicado con sólo mantener el ratón sobre él en lugar de seguir aplicando cada una para ver si esa es la opción deseada. Le permite cambiar entre estilos instantáneamente en lugar de crear dos versiones y comparar.
- Captura de pantalla
Otra pequeña herramienta muy práctica que le permite tomar una captura de pantalla e importarla instantáneamente a su diapositiva de PowerPoint como una imagen que puede recortar y añadir efectos a medida que lo desee. Esto es útil si está intentando mostrar una imagen de Internet o un programa en su ordenador.
- Guías inteligentes
Las guías inteligentes se encuentran en la cuadrícula y en la caja de herramientas de guías, se muestran automáticamente en su diapositiva para mostrarle dónde se alinea el objeto que tiene con otros objetos de la diapositiva, lo que le permite organizar fácilmente los objetos sin usar las herramientas de alineación.
Nuevas características de Microsoft PowerPoint 2013
La versión inicial de Microsoft Office 2013 ya está disponible y puede «Descargar la versión de prueba gratuita de Microsoft Office 2013» para beneficiarse de la interfaz de usuario renovada, las mejoras de rendimiento y las últimas características ingeniosas. Con MS Office 2013 usted puede obtener el tratamiento de Windows 8 y actualizar a la última versión de PowerPoint para hacer presentaciones impresionantes. La interfaz fácil de usar y las nuevas y emocionantes funciones pueden añadir valor a sus diapositivas, ya que el sucesor de Office 2010 consiste en hacer mejores presentaciones y mejorar la disponibilidad de su contenido a través de la nube.
Estiramiento facial de la página de aterrizaje
Similar a las nuevas características de MS Word 2013, las páginas de aterrizaje de PowerPoint 2013 han recibido un muy necesitado cambio de imagen, con la interfaz (Metro) Modern UI. A diferencia de la versión anterior, las páginas de destino en PowerPoint 2013 no son confusas para un usuario común. Microsoft ha renovado las páginas de destino para proporcionarle un acceso rápido a las plantillas locales y en línea disponibles que se dividen en varias categorías, por ejemplo, Industria, Negocios, Presentación, Juegos de Diseño, Orientación, Naturaleza, Medios o Marketing, etc.
Integración con Microsoft SkyDrive
La ventana de administración de cuentas de PowerPoint ahora viene con la integración de Microsoft SkyDrive. Esto permite a los usuarios utilizar Microsoft y otros servicios web con PowerPoint. Puede iniciar sesión en su cuenta de Microsoft y ésta se conectará automáticamente a su cuenta de SkyDrive.
Sincronización entre dispositivos a través de la nube
Ahora puede trabajar en línea en sus diapositivas de PowerPoint y el archivo estará disponible en cualquier dispositivo. La función de sincronización puede ayudarle a guardar la última ubicación y hacer que sea más fácil empezar de nuevo desde la misma diapositiva, imagen o letra, incluso si está utilizando un dispositivo diferente después del último uso. También puede usar la misma cuenta de Microsoft para iniciar sesión en Microsoft Office 2013 en varios dispositivos. Esto puede ayudarle a guardar documentos y sincronizarlos con la nube para verlos y editarlos desde cualquier dispositivo.
Temas de Color Impresionantes para Plantillas
PowerPoint 2013 tiene uno de los mejores temas de color y plantillas que harán que sus presentaciones se vean extra especiales. También puede utilizar varias plantillas con diferentes temas de color. Por ejemplo, un tema con un esquema de color claro se puede utilizar con colores más oscuros haciendo clic en la plantilla y seleccionando un esquema de color disponible.
Vista del presentador mejorada
La Vista de Presentador de Microsoft PowerPoint 2013 muestra la diapositiva activa desde el lado izquierdo y la diapositiva Siguiente en la esquina superior derecha de la interfaz. Además, un temporizador aparece encima de la vista previa de la diapositiva actual, con controles adicionales. Aunque la Vista del Presentador no es una característica nueva, sin embargo, se ha mejorado mucho en PowerPoint 2013.
Bolígrafo Láser Extra y Mejor Soporte Multi-Monitor
PowerPoint ahora ofrece una herramienta adicional de puntero láser, que permite a los usuarios ampliar partes de una diapositiva, ver todas las diapositivas simultáneamente y permite a los usuarios cambiar la presentación de diapositivas y las vistas del presentador entre los monitores conectados a su dispositivo.
Guía de alineación y fusión de formas
La guía de alineación es una nueva e interesante característica que le ayuda a alinear el texto y los objetos relativos en una diapositiva. Esta función es muy útil para fusionar dos formas entre sí. Puede ajustar los objetos según las dimensiones y los márgenes exactos. Paralelamente a la fusión de alineación y forma, el ajuste automático de texto reajusta automáticamente el texto alrededor de la imagen.
Compartir, ver y editar
Sky es el límite, ya que puede compartir los archivos de PowerPoint invitando a amigos o publicando enlaces en las redes sociales. Por lo tanto, otros pueden comprobar fácilmente su trabajo creativo y ayudarle, si se requiere asistencia. La opción de compartir permite a la persona que recibe ver y editar el archivo en el navegador. Incluso la edición se puede hacer en ausencia de cualquier tipo de aplicación, y el usuario puede editar el archivo, si tiene Windows Live ID y publica las diapositivas editadas en cualquier sitio de SharePoint.
Insertar vídeos, fotos y audio en presentaciones
PowerPoint 2013 permite a los usuarios añadir vídeos, audio e imágenes directamente desde la web. En un post anterior le mostramos cómo añadir vídeos de YouTube a Microsoft Word 2013. El proceso para Microsoft PowerPoint 2013 es bastante similar, ya que Office 2013 ofrece la utilidad de incrustar directamente el contenido de Internet en sus presentaciones.
Convertir Diapositivas a Formatos de Video MPEG-4
Aunque puede convertir presentaciones a formato de vídeo mediante PowerPoint 2010, la versión 2013 ofrece compatibilidad adicional con el formato MPEG-4, lo que elimina la necesidad de instalar Windows Media CODEC instalado en dispositivos no compatibles
Conclusión
Las características mejoradas y las nuevas adiciones en PowerPoint han demostrado el arduo trabajo y el compromiso de Microsoft con sus clientes. La funcionalidad de la versión beta de Microsoft Office 2013 está en fase de prueba, sin embargo, la nueva versión de las aplicaciones de Office, incluyendo PowerPoint 2013, es una buena utilidad para producir presentaciones sobresalientes, que se pueden ver sin problemas en todos los PCs, Tabletas y Smartphones.