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Opciones exploradas de Microsoft Project Print To PDF

Si está buscando una forma de crear un archivo pdf de adobe de su programa que muestre claramente un esquema de las tareas de su proyecto y el correspondiente diagrama de Gantt, entonces debería echar un vistazo a las muchas opciones de impresión disponibles en Microsoft Project 2013.

Digamos que ha creado un diagrama de Gantt con tareas y relaciones y ahora tiene un camino crítico. Ahora necesita obtener una copia visualizable de la vista de tareas y la vista correspondiente del diagrama de Gantt para las partes interesadas. Microsoft Project 2013 tiene las opciones disponibles para ver e imprimir un diagrama de Gantt que puede guardarse como un archivo pdf de Adobe.

Este artículo explica cómo configurar la vista de tareas, la vista de diagrama de Gantt y las opciones de impresora correspondientes en Microsoft Project 2013 para crear un archivo pdf de adobe de su proyecto para su amplia distribución. Aunque este artículo utiliza ejemplos de Microsoft Project 2013, la buena noticia es que la mayor parte de esta funcionalidad está disponible en versiones anteriores de Microsoft Project.

Ajuste de la escala de tiempo de su diagrama de Gantt

Comenzamos con lo que implica la preparación de su diagrama de Gantt para su visualización junto con la vista de la tarea. Nuestro objetivo es mostrar el diagrama de Gantt de una manera que le permita imprimir el diagrama de Gantt y la vista de tareas correspondiente en una hoja de papel de 11 «x17». Nuestro punto de partida es la vista de tareas y el diagrama de Gantt que se muestra en la Figura 1.


Figura 1

Tenga en cuenta que no podemos ver el diagrama de Gantt completo porque la escala de tiempo está ajustada a días, Figura 1, lo que hace que su diagrama de Gantt sea demasiado largo para ser visto en una hoja de papel de 11 «x17». Para cambiar la escala de tiempo, seleccione la pestaña Ver> Cinta de zoom> menú desplegable Escala de tiempo, Figura 2.


Figura 2

Establezca la escala de tiempo en semanas, y su diagrama de Gantt se verá similar a la Figura 3.


Figura 3

Agregar líneas de cuadrícula horizontales a su diagrama de Gantt

Su diagrama de Gantt se ve mucho mejor, pero para permitir la comparación de las barras del diagrama de Gantt con la vista de tareas, querrá añadir líneas de cuadrícula horizontales. Para añadir o cambiar las líneas de cuadrícula, seleccione la pestaña Formato> Cinta de formato> Menú Líneas de cuadrícula> Opción Líneas de cuadrícula, Figura 4.


Figura 4

Esto muestra el diálogo de líneas de cuadrícula, Figura 5.

Figura 5

Cambie el $0027En intervalo$0027 de Ninguno a Otro, y de la palanca cambie el intervalo a uno, Figura 6.


Figura 6

Ahora todas sus tareas, incluyendo los resúmenes, tienen líneas de cuadrícula, Figura 7, lo que hará que la comparación entre las tareas y las barras del diagrama de Gantt sea mucho más fácil.


Figura 7

Agregar líneas de cuadrícula verticales a su diagrama de Gantt

Observe en la Figura 7 que tiene líneas verticales en sus hitos. Estos queremos mantenerlos, pero también queremos tener líneas verticales al principio de cada mes. Para añadir líneas de cuadrícula verticales mensuales, active el cuadro de diálogo Líneas de cuadrícula y en el cuadro de diálogo `Línea a cambiar$0027 seleccione `Columna de nivel medio$0027, Figura 8.


Figura 8

Establezca el tipo normal en una línea de puntos y el color en negro o automático. Ahora su diagrama de Gantt y las líneas de cuadrícula asociadas serán similares a la Figura 9.

Figura 9

Opciones de impresora

Ahora queremos configurar Microsoft Project 2013 para que imprima un archivo pdf de adobe de 11 «x17». Para ello, seleccione la pestaña Archivo | Selección de impresión y, a continuación, configure la impresora en Adobe PDF, Figura 10.


Figura 10

También, ajuste el tamaño de la hoja a 11 «x17», de nuevo, Figura 10. Tenga en cuenta que su configuración de impresión está configurada en «Imprimir fechas específicas», que es lo que queremos. Sin embargo, seleccione el menú desplegable Configuraciones Imprimir fechas específicas y seleccione la opción$0027Todas las columnas de la hoja$0027, Figura 11.


Figura 11

Esto incluirá todas las columnas actuales en la vista Tarea de la vista de impresión. Observe cómo la columna de sus predecesores se puede ver ahora en la vista de impresión, Figura 12.


Figura 12

Ajustes del diagrama de Gantt

Ahora para asegurarse de que su diagrama de Gantt, incluyendo las etiquetas de barras, es completamente visible en la sección de fechas de la Configuración, cambie la fecha de inicio al 1 de enero de 2015, Figura 13, que es 4 días antes de la fecha de inicio del proyecto.


Figura 13

Asimismo, cambie la fecha de finalización a 20 de mayo de 2015, Figura 14, un mes después de la fecha de finalización. Fijar las fechas de inicio y fin como tales asegurará que sus flechas y etiquetas de relación del diagrama de Gantt sean claramente visibles.

Figura 14

Su diagrama de Gantt, incluyendo las etiquetas, debe ser ahora completamente visible, como en la Figura 15.


Figura 15

Etiquetas de contorno

Ahora para mostrar el número de Esquema de cada tarea y la Tarea de Resumen del Proyecto seleccione la pestaña Formante> Mostrar/Ocultar Cinta y marque las casillas Número de Esquema y Tarea de Resumen del Proyecto, Figura 16.


Figura 16

Su vista previa de impresión se verá similar a la Figura 17.


Figura 17

Leyenda

Para cambiar los márgenes, encabezado, pie de página y leyenda entre otros elementos, seleccione Configuración de página en el cuadro de diálogo Imprimir, Figura 18.


Figura 18

Seleccione la ficha Leyenda y Leyenda: Cada opción de Página, Figura 19, si aún no está seleccionada.


Figura 19

Sin embargo, necesitará cambiar el ancho de Legend de 2 a 3 pulgadas, Figura 20.


Figura 20

Lo más probable es que desee limitar las barras que se muestran en la leyenda a sólo las que aparecen en el diagrama de Gantt. Para ello, seleccione la opción Formato> Cinta de estilos de barra> Menú desplegable Formato> Estilos de barra, que abrirá el diálogo Estilos de barra. Luego coloque un asterisco delante del Nombre de cada Estilo de Barra que no desee mostrar en su Leyenda, Figura 21.


Figura 21

Un paso más

Ya casi está listo para imprimir su agenda. El último elemento a cambiar es ocultar la columna Modo de tarea, Figura 22. Lo más probable es que el Modo Tarea no sea de interés para la gerencia superior y los patrocinadores del programa.


Figura 22

Finalmente, seleccione Imprimir en el cuadro de diálogo Imprimir y Microsoft Project 2013 creará un archivo pdf de adobe similar a la Figura 23.


Figura 23

Resumen

Microsoft Project 2013 puede imprimir la vista Tareas y la vista Diagrama de Gantt en paralelo. Una clave para conseguir que su diagrama de Gantt encaje en un 11 «X17» es seleccionar una escala de tiempo apropiada para el diagrama de Gantt. Además, seleccione la opción Imprimir fechas específicas, y haga que el intervalo de fechas sea mayor que el intervalo de tiempo de su proyecto, para que se capture todo su diagrama de Gantt.

Si su agenda es tan grande que una hoja de papel de 11 «x17» simplemente no es lo suficientemente grande para mostrarla, puede descargar una copia gratuita de CutePDF (www.cutepdf.com), y experimentar con sus opciones de impresión. CutePDF crea un controlador de impresora que funciona con Microsoft Project 2013 y la mayoría de las otras aplicaciones. Permite la impresión de algunos formatos muy grandes como ARCH E (36 «x48») en formato pdf.

En conclusión, Microsoft Project 2013 ofrece suficientes opciones para que usted pueda crear archivos Adobe pdf adecuados para una amplia distribución de partes interesadas y clientes.