Microsoft Project y sus características

Hoy en día, cualquier persona que busque un software de gestión de proyectos puede elegir entre docenas de opciones y alternativas, pero en este post le hablaremos acerca de Microsoft Project (MS Project)

Entre ellos se incluyen programas antiguos y locales o nuevas soluciones de servicios en la nube. Usted puede perderse en las muchas opciones disponibles.

Sin embargo , este no fue siempre el caso. De hecho, le habría costado encontrar uno o dos productos en el mercado hace solo treinta años.

Todo eso cambió con Microsoft Project para la gestión de proyectos.

Microsoft Project fue una de las primeras soluciones de software de gestión de proyectos que cambiaron el juego .

Esta es una historia rápida de una de las aplicaciones más influyentes de la era de la computadora.

MS Project es una aplicación de software vendida por Microsoft que proporciona herramientas de administración de proyectos para administrar proyectos. El programa, que tiene muchas versiones diferentes, permite a los usuarios:

• Comprender y controlar los horarios y finanzas de los proyectos.
• Comunicar y presentar información del proyecto.
• Organice el trabajo y las personas para asegurarse de que los proyectos se completen a tiempo.

El origen de Microsoft Project

Microsoft compró originalmente el software de otra compañía y lanzó su propia versión en 1984. La versión más reciente del software es MS Project 2016. Se hizo por primera vez públicamente disponibles en 1985. Fue inicialmente usado como una herramienta interna dentro de Microsoft para racionalizar y seguimiento de las tareas en curso .

Revisiones rápidas salieron para el entorno operativo de MS-DOS en los próximos años. Microsoft Project fue único, ya que proporcionó herramientas específicas para los gerentes de proyectos. Los trabajadores usarían lápiz y papel u otros programas para rastrear y administrar recursos, presupuestos, tiempo y otras tareas .

El éxito del proyecto motivó una nueva generación de soluciones de gestión de proyectos. Sin embargo , Project tuvo un gran impulso con la marca de Microsoft, especialmente con el éxito explosivo de Windows 3.0 y Windows 95 y más .

Descripción general de Microsoft Project

Microsoft Project permite al gerente de proyecto ingresar las tareas de un proyecto (también conocido como » estructura de desglose del trabajo » o WBS) y asignar trabajadores (conocidos como » recursos «) a esas tareas, así como información de costos.

Microsoft Project también proporciona una funcionalidad que le permite al usuario crear informes que comunican el estado y el progreso de un proyecto.

Expansión de proyectos de Microsoft y versiones posteriores

Microsoft Project 95 finalmente optimizó la interfaz para que se vea y se sienta más consistente con otros productos de Office . Las versiones futuras continuaron integrando otros avances de Office y herramientas en toda la suite.

MS Project 2010 suavizó la experiencia del usuario final para un programa más accesible .

Esta versión enfatizó la homogeneidad en productos similares como Exce l, por lo que la experiencia trascendió un producto .

Además, el programa integró Microsoft SharePoint, logrando lo que algunas alternativas habían comenzado a hacer. Sincronización de Foundation 2010 y otras características comunes en software de colaboración.

Versiones de Microsoft Project

Microsoft Project tiene varias ediciones o versiones diferentes, según las necesidades de los usuarios y la organización. A continuación se muestra una breve descripción de las últimas versiones.

Microsoft Project 2019

MS Project Standard 2019: Microsoft Project 2019 helps you keep your projects organized and on track with tools that make it easy to get started, quickly plan, and complete projects on time and on budget. Project Standard is an on-premises project management tool for those who don’t need collaboration tools and other advanced features.

MS Project Professional 2019: Mantén tus proyectos, recursos y equipos organizados y en marcha. Con Project Professional 2019, puede planificar y colaborar en proyectos fácilmente desde prácticamente cualquier lugar.

MS Project Server 2019: Es una solución flexible in situ para la gestión de la cartera de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Como parte de SharePoint 2019 (con licencia independiente), Project Server 2019 permite a los miembros del equipo, a los participantes del proyecto y a los responsables de la toma de decisiones empresariales ponerse en marcha rápidamente, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y ofrecer el valor empresarial deseado desde prácticamente cualquier lugar.

MS Project Web App 2019: Es una interfaz basada en un navegador que permite a los directores de proyectos, los miembros de los equipos y los administradores de carteras trabajar con la información de Project Server 2019 e informar sobre ella.

Microsoft Project 2016

• Project Standard 2016 : permite a un solo usuario crear fácilmente informes modernos para medir el progreso y comunicar los detalles del proyecto de manera efectiva con su equipo y las partes interesadas.
• Project Professional 2016 : incluye todas las capacidades en Project Standard 2016, así como las capacidades de colaboración para iniciar y entregar proyectos rápidamente, al tiempo que aprovecha la potencia de Office 365 o SharePoint para trabajar desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión integra Skype Empresarial para llamar o enviar mensajes instantáneos a miembros del equipo de Project Professional.
• Project Online Professional : ofrece la última versión de Project Professional como una suscripción a través de Office 365. El software se actualiza automáticamente (con opciones para políticas personalizables) y los usuarios en movimiento pueden trabajar desde la computadora de su elección transmitiendo el contenido completo. Cliente de escritorio con Project on Demand.
• Project Online Essentials : para usar con proyectos que se administran con Project Online o Project Server. Permite a los miembros del equipo acceder a hojas de tiempo, administrar tareas, agregar problemas y riesgos, y colaborar desde cualquier lugar.
• Project Online Premium : proporciona una solución flexible en línea para la gestión de la cartera de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Entregado a través de Office 365, Project Online permite a las organizaciones comenzar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y entregar el valor comercial deseado, prácticamente desde cualquier lugar y en casi cualquier dispositivo.
• Project Server 2016 : una solución local flexible para la gestión de la cartera de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Los miembros del equipo, los participantes del proyecto y los responsables de la toma de decisiones empresariales pueden comenzar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y entregar el valor comercial previsto desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión requiere SharePoint 2016, que se licencia por separado.

Microsoft Project 2013

• Project Standard 2013: permite a un solo usuario crear fácilmente informes modernos para medir el progreso y comunicar los detalles del proyecto de manera efectiva con su equipo y las partes interesadas.
• Project Professional 2013: incluye todas las capacidades en Project Standard 2013, así como las capacidades de colaboración para iniciar y entregar proyectos rápidamente, al tiempo que aprovecha el poder de Office 365 o SharePoint para trabajar desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión integra Lync 2013 para llamar o enviar mensajes instantáneos a miembros del equipo de Project Professional.
• Project Pro para Office 365: ofrece la última versión de Project Professional como una suscripción a través de Office 365. El software se actualiza automáticamente (con opciones para políticas personalizables) y los usuarios en movimiento pueden trabajar desde la computadora de su elección mediante transmisión por secuencias. El cliente de escritorio completo con Project on Demand.
• Proyecto en línea: proporciona una solución flexible en línea para la gestión de la cartera de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Entregado a través de Office 365, Project Online permite a las organizaciones comenzar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y entregar el valor comercial deseado, prácticamente desde cualquier lugar y en casi cualquier dispositivo.
• Project Server 2013 : una solución flexible y local para la gestión de la cartera de proyectos (PPM) y el trabajo diario. Los miembros del equipo, los participantes del proyecto y los responsables de la toma de decisiones empresariales pueden comenzar, priorizar las inversiones de la cartera de proyectos y entregar el valor comercial previsto desde prácticamente cualquier lugar. Esta versión requiere SharePoint 2013, que se vende por separado.

Microsoft Project 2010

• Microsoft Project Standard 2010: una edición para un solo usuario del software. Esta versión está dirigida al usuario de escritorio.
• Microsoft Project Professional 2010: incluye todas las capacidades de Project Standard 2010, así como características de colaboración que permiten a los usuarios trabajar juntos cuando la organización también utiliza Microsoft Project Server 2010.
• Microsoft Project Server 2010: mantiene la información y los datos del plan del proyecto en un servidor. Project Server permite que múltiples usuarios accedan a esos datos a través de sus aplicaciones cliente, Microsoft Project Professional y Microsoft Project Web Access.

Microsoft Project 2007

• Planificación eficaz del trabajo: Ayuda a planificar el trabajo de manera eficiente, desde pequeños proyectos hasta operaciones a gran escala. Puede usar Project 2007 para planificar programas, asignar recursos, administrar presupuestos y establecer expectativas realistas para su equipo, administración y clientes. Puede rastrear fácilmente datos y estimaciones como el porcentaje completado, el presupuesto en comparación con el costo real y el valor ganado mediante el uso de un conjunto de métricas predefinidas.
• Administración efectiva de recursos: Para administrar sus recursos, de modo que la organización pueda lograr sus objetivos a largo plazo. Una estimación inexacta de las cargas de trabajo y la capacidad a largo plazo puede resultar en un reclutamiento no planificado y en ciclos rápidos de despido, pérdida de conocimiento, mayores gastos generales y baja moral de los empleados. Project 2007 proporciona visibilidad en las transacciones de trabajo, hojas de asistencia y capacidades de recursos. Puede crear planes de recursos para coordinar las estrategias de contratación y subcontratación con objetivos comerciales a largo plazo.
• Comunicación y colaboración eficientes: Con la creciente diversidad geográfica y cultural en las organizaciones, es importante promover el trabajo en equipo y mantener un objetivo común. Project 2007 permite el intercambio de conocimientos entre equipos y les ayuda a trabajar en colaboración para lograr los objetivos del proyecto. Project 2007 es adaptable y se adapta rápidamente a las actividades en caso de actualizaciones.
• Acceso rápido a la información: La consolidación de datos es simple y ahorra tiempo porque puede agrupar los datos por cualquier campo predefinido o personalizado. Esto asegura una rápida recuperación de la información cuando sea necesario. Además, en Project 2007, puede hacer un seguimiento de los cambios en varias versiones de un proyecto fácilmente. Esto ayuda a rastrear el alcance y los cambios de horario.
• El aprovechamiento eficaz de los datos existentes: permite un rápido aprovechamiento de los datos en diferentes plataformas. Con su integración integrada con Office 2007, Project 2007 permite a los usuarios trabajar con la solución de administración de proyectos empresariales (EPM) de Microsoft Office cuando trabajan con Office Outlook u Office SharePoint. Además, Project 2007 está integrado con otras aplicaciones de Office. Esto ayuda a convertir las listas de tareas existentes en Office Excel y Office Outlook en planes de proyecto listos para usar con el mínimo esfuerzo.

Características de Microsoft Project

Características de Microsoft Project 2019

Aquí hay un montón de características emocionantes que vienen a Microsoft Project en 2019! Los suscriptores obtendrán todas las características actualizadas automáticamente, mientras que los no suscriptores deben comprar la siguiente versión para obtener las características.

• Vincular tareas usando un menú desplegable es una mejora increíble que me encanta. Ya no tengo que recordar o desplazarme para averiguar el ID de la tarea. Además, ya no tengo que crear un nombre de tarea extraño para diferenciar los tipos de tareas (por ejemplo, «Nombre de la tarea S» para indicar la tarea de resumen). Sugerencia – Puede usar esta función desplegable casi en cualquier lugar donde se necesite introducir un predecesor o un sucesor.
• El campo Nombre del resumen de la tarea es especialmente útil en la vista de Uso de recursos cuando se desea averiguar «qué» tarea se está enumerando. Para aclararlo, supongamos que tiene múltiples tareas en su proyecto con el mismo nombre pero repetidas en diferentes fases. Antes no había forma de distinguir esas tareas sin añadir el nombre de la fase a la tarea. Ahora puedes simplemente añadir el campo y ver la diferencia.
• Las etiquetas de la barra de la línea de tiempo y el progreso de la tarea son características que los clientes piden todo el tiempo (¡tan recientemente como la semana pasada!). Ahora cuando usted presenta un resumen visual de la línea de tiempo de su proyecto, indica el progreso (parcial o completo) y puede incluso indicar la audiencia a la que se destina la barra. La forma en que solía hacer esto antes de que existieran las características es que pegaba las líneas de tiempo en PowerPoint y luego las modificaba más. Estoy feliz de poder saltarme este paso!
• La última nueva característica que quiero discutir son las mejoras de accesibilidad. Project es compatible con Microsoft Active Accessibility (MSAA) que ayuda a los productos de tecnología de asistencia a interactuar mejor con el software. Por ejemplo, un software lector de pantalla puede ayudar a explicar la pantalla para una discapacidad visual. En los últimos meses, he trabajado con varias empresas que han aprovechado las características de accesibilidad y aquí hay algunos ejemplos de clientes. Consejo – Muchas de estas características han estado disponibles en versiones anteriores.

1. Se da el nombre del color, que es extremadamente útil para muchos usuarios daltónicos o con deficiencias de color.
2. Casi cualquier característica con un color puede ser cambiada, incluyendo el texto, las barras, las líneas de la cuadrícula, los colores del informe, etc. El proyecto también soporta el modo de alto contraste.
3. Se puede navegar casi en cualquier lugar usando el teclado en lugar del ratón. Por ejemplo, haz clic en la tecla Alt y fíjate en los consejos de las teclas que aparecen para la navegación. Las teclas adhesivas se inician automáticamente cuando se necesitan para eliminar la necesidad de tener que mantener las teclas pulsadas.
4. Los informes se pueden ampliar y reducir fácilmente para satisfacer las necesidades del usuario. Como pueden ver, ¡hay mucho por lo que entusiasmarse en Project 2019!

Características introducidas en Microsoft Project 2016

• Vista de línea de tiempo múltiple: vea más de una vista de línea de tiempo mejorada visualmente para ayudar a visualizar diferentes fases de su plan de proyecto. Puede establecer las fechas de inicio y finalización para cada línea de tiempo desde esta vista.
• Compromisos de recursos: solicite un recurso en el proyecto y su administrador de recursos puede aceptar o rechazar su solicitud. Si es aceptado, su recurso se bloqueará para asegurar la disponibilidad.
• Vistas de recursos: un espacio designado para que los administradores de recursos vean y acepten o rechacen todas las solicitudes de recursos.
• Mapas de calor de capacidad de recursos: Nueva función de informes que le permite ver rápidamente cómo se están utilizando sus recursos.
• Dígame: en lugar de buscar en Project o en los recursos de ayuda en línea, Dígame, buscará cualquier solución que necesite.
• Complementos: los complementos de Microsoft Project ahora son más fáciles de integrar que nunca con su proyecto. Las aplicaciones de los socios de Microsoft se pueden descargar de la misma manera eficiente que las plantillas de la tienda de Office.
• Temas nuevos: cambie el tema de su proyecto al tema que prefiera: colorido, gris oscuro y blanco.
• Comentarios en la aplicación: ahora puede dar sus comentarios, opiniones y sugerencias directamente a Microsoft en la pestaña Archivo haciendo clic en la sección Comentarios.

Características introducidas en Microsoft Project 2013

Informes mejorados

• Informes personalizables: los usuarios pueden crear informes profesionales sin tener que exportar los datos a otro programa. Esto incluye agregar imágenes, cuadros, animaciones, enlaces y más.
• Informes preinstalados: aprovecha al máximo las nuevas capacidades de gráficos y formato. Agregue o elimine elementos de estos informes creados previamente, incluido el cambio de colores.
• Informes de quema: muestra el trabajo planificado, el trabajo completado y el trabajo restante como líneas en un gráfico. Le dan un estado de un vistazo, informándole si su proyecto está atrasado o adelantado a lo programado.
• Integración de Lync : comience una sesión de mensajería instantánea, un chat de video, un correo electrónico o una llamada telefónica con los miembros del equipo al pasar el cursor sobre un nombre.
• Rastreo de rutas de tareas: ayuda a ordenar un diagrama de Gantt complejo al permitir a los usuarios resaltar la cadena de enlaces (o ruta de tareas) para cualquier tarea. Cuando hace clic en una tarea, todas sus tareas predecesoras se muestran en un color y todas sus tareas sucesivas se muestran en otro color.
• Aumento del intervalo de fechas : fije las fechas del proyecto hasta el 31/12/2149, un siglo más que los límites del Proyecto 2010.
• Compartir reuniones: en reuniones en línea, los usuarios ahora pueden compartir informes de proyectos, líneas de tiempo o datos exportados en forma de diapositivas de PowerPoint, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y notas de OneNote desde cualquier dispositivo compatible, incluso si Office no está instalado.
• Almacenamiento en la nube: permite a los usuarios acceder y compartir los horarios de los proyectos, las hojas de cálculo de Excel y otros archivos de Office.
• Acceso en línea: con Project Online , los usuarios pueden acceder a una versión completa de Project desde casi cualquier lugar, incluso en PC que no tienen Project 2013 instalado.

Características introducidas en Microsoft Project 2010

• Sincronización de SharePoint: esta característica le permite publicar los cronogramas de un proyecto como una lista de tareas de SharePoint 2010 y recibir actualizaciones de tareas de los miembros del equipo y mantener las dos coincidencias incluso como uno u otro cambio.
• Programación manual: esta función, denominada «programación controlada por el usuario» por Microsoft, le permite establecer la duración de las tareas y comenzar y finalizar las fechas con solo apuntar y hacer clic.
• Texto de marcador de posición: ahora puede crear un plan de proyecto incluso si todavía no tiene todos los detalles. Project 2010 le permite ingresar notas de texto en los campos Fecha o Duración y actualizarlas más tarde cuando conozca los detalles.
• Tareas activas e inactivas: también puede realizar análisis de qué hacer si activando o desactivando las tareas para ver qué impacto tiene en su programación, recursos y presupuesto.
• Vista de la línea de tiempo: esta vista muestra la programación completa en un modelo que es fácil de entender y seguir para los administradores que no pertenecen a proyectos.
• Team Planner : esta función le permite arrastrar y soltar recursos (personas y materiales) para probar varios escenarios de proyectos.
• Inspector de tareas: si una tarea tiene un conflicto de programación o un recurso está sobre asignado, esta función le permite solucionar el problema.

Actualización de Microsoft Project 2016

En el otoño de 2015, Microsoft lanzó una nueva versión de Microsoft Project que mejoró la administración de sus recursos y la planificación de la capacidad . También integraron funciones de Office 365 y aumentaron sus capacidades basadas en la nube.

Con esas adiciones, los gerentes de proyecto pueden comunicarse más efectivamente con sus proveedores y el gerente de asignación de recursos .

Mejoraron las vistas y el acceso para los administradores de recursos, y les brindaron a los administradores de proyectos la capacidad de limitar quién tiene acceso para que sea más sencillo para los administradores de recursos . También proporcionaron nuevos mapas de calor y opciones de visualización para que los administradores de recursos vean rápidamente sus suministros y plazos.

Ventajas y desventajas de Microsoft Project

Ventajas

• Una de las mayores ventajas es que es Microsoft, y por eso se integra con los otros productos de la empresa, sobre todo con Office 365, pero también con Skype y Sharepoint.
• Tiene una interfaz similar a la de otros productos de MS.
• Ha existido por mucho tiempo, y sus características se han desarrollado con el tiempo.
  Es parte de Microsoft y tiene la confiabilidad y el soporte que representa el hecho de provenir de una compañía tan establecida.
• Tiene herramientas de gestión financiera que ayudan a los directores de proyectos a estimar los presupuestos.
• Puede ser licenciado como una aplicación de escritorio. Aunque esto podría hacerlo parecer más como un dinosaurio, todavía hay organizaciones que querrán esto en lugar de una solución en la nube.
  Tiene plantillas para ayudar a los usuarios a empezar, lo que ahorra tiempo.

Desventajas

• Es una aplicación de escritorio. Sí, también era un profesional, pero el número de organizaciones que quieren un software de gestión de proyectos que está aislado es raro.
  Aunque MS Project tiene una solución basada en la nube, no es muy ágil. Incluso con Sharepoint, que está diseñado para aprovechar la nube, MS Project tiene grandes limitaciones en la nube.
• Es difícil de aprender y usar. Hay mucho tiempo y esfuerzo, e incluso formación intensiva, que debe ser invertido primero en el software antes de que los directores del proyecto y sus equipos se sientan cómodos utilizando el software. Esto añade tiempo al proyecto durante la etapa de implementación.
• Es costoso. Los precios mencionados anteriormente, de nuevo, son por persona, por mes. Esto se suma rápidamente al comprar licencias para los miembros del equipo que deben tener acceso al software para poder aprovechar sus características de colaboración. De lo contrario, es más bien una herramienta costosa sólo para el jefe de proyecto.
• No se puede compartir. Como se mencionó anteriormente, los archivos se guardan como MPP, un formato propietario, de modo que si no estás usando MS Project, no puedes leer esos archivos. Esto sería menos problemático si el software fuera menos costoso, pero si debes tener una licencia de MS Project para ver un archivo MPP, entonces se suma. Esto crea muchos obstáculos innecesarios cuando se comparten archivos de proyectos.

Conclusión

MS Project inspiró muchos productos de la competencia, aunque el más reciente y el mejor de ellos adopta un enfoque completamente diferente para ayudar a los gerentes de proyectos en sus tareas diarias .

Muchas nuevas soluciones de gestión de proyectos simplificaron el proceso, permitiendo que incluso equipos no técnicos accedan a los beneficios de programas más complicados como Microsoft Project .

Si bien Microsoft Project conservó el enfoque básico y la funcionalidad del hito, todo el paradigma de las soluciones de administración de proyectos se ha modificado para permitir una mayor movilidad, seguridad y estabilidad .

Los equipos que buscan los beneficios de Microsoft Project sin el costo o la complejidad tienen más opciones hoy que cuando se lanzó Project por primera vez .