Desafortunadamente, la mayoría de los proyectos vienen con plazos de entrega, un hecho que es un reto a la hora de construir el calendario para cumplir con ellos. Finish No Later Than constraint (FNLT) son útiles en Microsoft Project para enfatizar la importancia de cumplir con una fecha límite.
Las restricciones expresan la importancia de una fecha en particular en la vida del proyecto. Por lo tanto, cuando la lógica de red por sí sola no puede definir la verdadera situación de la planificación del proyecto, una restricción es apropiada. Las restricciones de Finish No Later Than son particularmente útiles para definir las fechas de entrega de los entregables. Es entonces cuando el entregable puede ser presentado en una fecha anterior, pero definitivamente debe ser presentado antes de la fecha límite de las FNLT.
Este artículo analiza la inserción de una restricción Finalizar a más tardar en un calendario de Microsoft Project para marcar la fecha de presentación de los entregables en la vida del proyecto.
Contenido
Finalizar no más tarde que la restricción
Tanto las restricciones de Inicio después de (SNLT) como las de FNLT restringen el movimiento de las tareas después de la fecha de restricción especificada. Aunque estas restricciones son similares, cada una puede ser un ajuste más conservador dependiendo de la situación del horario. Exploremos estos dos tipos de restricciones con algunos ejemplos.
Considere un esfuerzo de pavimentación de asfalto, que puede verse afectado negativamente por las frías condiciones climáticas del invierno. En esta situación usted no querría pavimentar el asfalto más allá de una fecha especificada a finales de la temporada de otoño. ¿Cómo definiría esta fecha? ¿Utilizaría una restricción SNLT o FNLT?
La restricción SNLT es más conservadora y mejor adaptada a esta situación. Si su calendario llega a la temporada cercana al invierno, entonces es mejor no considerar siquiera empezar a pavimentar con asfalto. Decir que el pavimento de asfalto debe terminar para una cierta fecha de calendario de invierno no es útil.
Cuando la fecha de restricción de FNLT es violada es demasiado tarde. El caballo ya ha salido del establo. Ya ha comenzado a pavimentar con asfalto, por lo que debe terminar el esfuerzo de pavimentación en detrimento del asfalto instalado. Por lo tanto, la restricción SNLT encaja mejor que la restricción FNLT para definir las paradas de invierno.
Sin embargo, la restricción Finalizar a más tardar es más útil para las fechas de entrega a entregar. Cuando se trata de fechas límite, la restricción FNLT es más conservadora y difícil de cumplir que la restricción SNLT. Siempre es fácil comenzar un esfuerzo. Completar el esfuerzo viene con dificultad. Completar el esfuerzo requiere una demostración de que el esfuerzo es de hecho completo, mientras que comenzar un esfuerzo requiere pocas pruebas de progreso en algunas situaciones.
Por lo tanto, las limitaciones de las FNLT son buenas para alertar a los gerentes de proyecto sobre la fecha contractual de entrega de las presentaciones acordada. El incumplimiento de una restricción de SNLT puede ser poco preocupante, usted puede decir que su esfuerzo comenzó y no proporcionar pruebas: aunque esto es el colmo de las malas prácticas y la mala ética. Después de todo, ¿a quién tratas de engañar? Pero no cumplir con una restricción de entrega de FNLT es un problema, porque prometió proporcionar un entregable antes de la fecha de entrega de la restricción Finalizar a más tardar. Por lo tanto, los directores de proyecto deben ser cautelosos a la hora de establecer fechas de restricción Finalizar a más tardar. Y, sí, las restricciones FNLT son mejores que las restricciones SNLT para definir las fechas de presentación de los entregables.
En la Figura 1 tenemos un programa de demostración.
Figura 1
Este proyecto está programado para el verano, por lo que las condiciones de pavimentación de asfalto en climas fríos no son un problema y no necesitamos considerar la inserción de una restricción SNLT. El contrato especifica, sin embargo, que un sistema de tuberías subterráneas completamente funcional debe ser provisto para el 24 de julio de 2018. Por lo tanto, nuestro calendario requiere una restricción de FNLT en el hito del cierre del proyecto. Esta es la fecha de compromiso de entrega del sistema de tuberías subterráneas.
Para insertar nuestra restricción de fecha de entrega FNLT, resalte el cierre del proyecto en la tabla de tareas y seleccione la pestaña de tareas, el grupo de propiedades de la cinta y el icono de información. En el cuadro de diálogo de información de la tarea resultante, seleccione la pestaña avanzada. En el menú desplegable Tipo de restricción, seleccione Finalizar a más tardar en la Figura 2.
Figura 2
Fije la fecha de restricción en el 24 de julio de 2018, Figura 3.
Figura 3
El calendario resultante con la fecha de entrega del proyecto del 24 de julio se muestra en la Figura 4.
Figura 4
No sólo se mantuvo la fecha de restricción de nuestro FNLT, sino que en el diagrama de Gantt provocó que el cierre del proyecto violara la relación entre el fin e inicio (FS) y su predecesor, la calzada de superficie de asfalto. Bueno, eso no tiene sentido. Usted no puede terminar el proyecto hasta que la carretera de asfalto esté terminada. Así que nuestra restricción se mantiene, pero causa una violación de la lógica de la red. Idealmente, queremos ver el impacto de nuestra fecha de restricción sin violar la lógica de la red. Para lograrlo, vaya a Archivo | Opciones> Programar y en el marco `opciones de programación para este proyecto$0027 desactive `las tareas siempre respetarán sus fechas de restricción$0027, Figura 5.
Figura 5
Ahora cuando vemos el diagrama de Gantt de nuestro horario, Figura 6, vemos la fecha de finalización del proyecto basada en la lógica natural del horario.
Figura 6
Además, sabemos que estamos «detrás de la curva» por 3 días debido a la flotación total negativa de 3 días, es decir, la holgura total, que se muestra en la tabla de tareas, de nuevo, en la Figura 6.
Para hacer frente a esta situación de calendario, el director de proyecto tiene algunas opciones, aunque limitadas:
- Iniciar el proyecto antes
- Acortar la duración de la excavación de la retroexcavadora y la instalación de tuberías
- Solicite una fecha de entrega de proyecto posterior.
No parece que haya ninguna oportunidad para hacer un seguimiento rápido del programa. Acortar la duración tanto de la «excavación de la retroexcavadora» como de la «instalación de tuberías» parece muy prometedor y debería acercarnos a la fecha límite de cierre del proyecto objetivo de FNLT.
Resumen
El mejor escenario es que la duración de las tareas de su programa y la lógica de la red dirijan las fechas de finalización de las tareas. Sin embargo, hay ocasiones en las que existe una restricción externa, como una fecha de entrega especificada en el contrato, que tiene un efecto vinculante en la programación. Esta fecha de entrega se modela mejor con una restricción Finalizar a más tardar. Desea visualizar los efectos de esta restricción en la tabla de tareas.
Sin embargo, no desea que su restricción viole la lógica de red en el diagrama de Gantt. Esto puede llevar a algunas personas a confundir las fechas reales y alcanzables de finalización del proyecto. Por lo tanto, desactive la opción «las tareas siempre respetarán sus fechas de restricción» y deje que los valores de holgura total le avisen cuando el proyecto esté en peligro de no cumplir con sus limitaciones de programación.
Y un punto final que se remonta a los estándares de programación de las prácticas: utilice las restricciones de forma muy conservadora en sus horarios. Sólo deben existir para restricciones contractuales o externas de otro tipo; no deben utilizarse para llevar las tareas a la fecha deseada. Oh sí, y documenta cada restricción que crees para que su existencia y lógica sean claras.