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Microsoft Project – Energía sin explotar

¿Hace Microsoft Project que la creación de horarios parezca demasiado fácil? ¿Puede esta poderosa herramienta ser peligrosa en las manos equivocadas y, de ser así, por qué? Este artículo explora los pros y contras de un software de programación fácil de usar y cómo puede enmascarar la necesidad de un entrenamiento adecuado y un conocimiento profundo de los principios de programación subyacentes que soporta.

Los buenos tiempos

He estado trabajando duro lo suficiente como para recordar que escribía en las piscinas. Para aquellos de ustedes que no lo hacen, esa es una sala llena de mecanógrafos altamente capacitados, todos los cuales tenían velocidades de escritura inimaginables. Podrían copiar-escribir su garabato escrito a mano en un memorándum o una carta bellamente presentada en menos tiempo del que se tardó en ir a buscar un café. Fue realmente impresionante.

Luego vino el movimiento hacia PCs en el escritorio de todos y herramientas como WordPerfect y Microsoft Word pronto aparecieron, dando a todos acceso a un procesador de textos utilizable. Casi de la noche a la mañana el grupo de mecanografía desapareció y una habilidad especializada se dispersó a cualquiera que pudiera pulsar con el dedo un teclado y trabajar con el corrector ortográfico. De repente, gracias a la oficina electrónica, todo el mundo escribía para sí mismo y hacía una amplia gama de otras cosas nuevas, todas con un resultado de muy alta calidad.

Entonces, ¿por qué el viaje por el camino de la amnesia y qué tiene que ver todo esto con Microsoft Project? Bueno, pone en perspectiva histórica cómo el software como Microsoft Office hace que todo sea más fácil y que todo el mundo sea más productivo. La calidad y la cantidad de producción que puede lograr un individuo hoy en día es alucinante en comparación con hace 30 años. Estamos tan acostumbrados a ello que no nos damos cuenta de la enorme influencia que proporciona.

Pensando ahora en el software para proyectos: antes del advenimiento de las computadoras, la programación de proyectos era un proceso que requería mucha mano de obra. Habitaciones enteras fueron puestas a disposición del equipo del proyecto. Como una extraña sala de guerra, las paredes estaban llenas de enormes gráficos de red dibujados a mano. La ruta crítica de una red de precedencia, o diagrama de actividad en flecha, tenía que ser calculada manualmente por especialistas capacitados. Los gastos generales eran enormes y normalmente limitaban este nivel de programación a los proyectos de capital más grandes.

Con el advenimiento del software de programación, sin embargo, los mismos resultados podrían lograrse de repente en una fracción del tiempo y el costo, y por lo general por un solo individuo. Al igual que el grupo de mecanografía, la sala de proyectos, al menos en esa forma, está casi extinta.

Los primeros días del Software de Programación

Microsoft Project es un poco tardío en el mercado de la gestión de proyectos informatizados. Los primeros sistemas que surgieron en esta nueva era pionera se ejecutaron en mainframes y, más tarde, en miniordenadores. Las herramientas con nombres como Artemis y MetaPlan permitían a los planificadores cargar todas las actividades y relaciones pertinentes en una serie de tablas de base de datos. Una vez completado ese proceso, era posible hacer el pase hacia adelante y hacia atrás ejecutando los comandos apropiados en la terminal. Sólo entonces fue posible trazar su precedencia o diagrama de Gantt para ver su ruta crítica.

La historia completa de Microsoft Project es demasiado complicada para ser capturada en este artículo, pero basta decir que originalmente era una aplicación de software basada en DOS lanzada en 1984 por Microsoft Application Services y posteriormente vendida a Microsoft. La primera versión de Windows fue lanzada en 1990 como versión 1 para Windows. Rápidamente se convirtió en la herramienta predominante de gestión de proyectos para PCs.

El omnipresente Microsoft Project

La prevalencia de Microsoft Project y su coste relativamente bajo lo han puesto al alcance de la mayoría de las empresas. Por lo tanto, a menudo es también el nivel de entrada de primera elección cuando surge la necesidad de un proceso de gestión de proyectos más formal. Además, forma parte de la suite Microsoft Office, lo que asegura su posición como la herramienta más utilizada y disponible en el mercado en la actualidad.

El problema es que, si bien Microsoft Project puede considerarse un producto básico, las habilidades de programación de proyectos no lo son. Y su posición como la herramienta de nivel de entrada sin duda explica por qué la mayoría de los programas de baja calidad que veo han sido producidos usando Microsoft Project.

De hecho, la prevalencia de Microsoft Project parece ser una especie de espada de doble filo. Por un lado, su «suite ofimática» garantiza más o menos que su interfaz sea familiar, predecible y, por lo tanto, una herramienta fácil de usar. Por otro lado, esta percepción de «facilidad de uso» puede enmascarar el hecho de que Microsoft Project es una interfaz simple para una disciplina compleja y altamente especializada. Microsoft Project es esencialmente una versión de software de esa sala de proyectos pasada, pero el usuario todavía necesita entender los mismos principios que sus contrapartes de la sala de proyectos entendieron hace 30 años.

Una programación bien hecha es una ayuda tremendamente poderosa para el equipo de gestión a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Una programación mal hecha puede producir una representación errónea, confusa y posiblemente peligrosa de las condiciones del proyecto, independientemente de la herramienta que elija.

Entendido universalmente

Aparte de lo que hayas aprendido en la universidad, muchas personas han dominado Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint más por ósmosis que por cualquier otro entrenamiento formal. De hecho, todas estas herramientas son bastante intuitivas, su propósito es obvio, su funcionalidad es accesible y casi cualquier compañero de trabajo puede darle consejos si se queda atascado. Sin embargo, para muchas empresas, la gestión de proyectos es un proceso empresarial que evoluciona a medida que la empresa crece, por lo que el conjunto de habilidades necesarias puede ser un poco escaso sobre el terreno. A medida que los proyectos se hacen más grandes y complejos, los planes presupuestarios simples y las listas de tareas en hojas de cálculo se vuelven insuficientes y deben dar paso a una planificación más formalizada, robusta y estratégica, siguiendo los procesos de presentación de informes.

Desafortunadamente, muchas organizaciones creen que elegir una buena herramienta de programación es todo lo que se requiere para empezar a producir buenos horarios. Microsoft Project es una herramienta de oficina y por lo tanto es buena, y nos permitirá construir un buen cronograma – ¿cierto? Sí, es una buena herramienta. No, no le permitirá construir buenos horarios sin una buena comprensión de la disciplina de programación. Como la mayoría de las cosas en la vida, hay mucho más en la programación que al principio podría aparecer; el diablo realmente está en los detalles.

Cosas bonitas

En mis 25 años de controles de proyectos, he encontrado mi parte de atroces y completamente inutilizables horarios de «basura». Parte de mi trabajo como consultor consiste en ayudar a los contratistas a conseguir que sus horarios estén en buen estado de cumplimiento antes de presentarlos a sus clientes. Desafortunadamente para cuando recibo una llamada de ayuda, con demasiada frecuencia su horario ya ha sido rechazado por un cliente importante; acompañado de una larga lista de acciones correctivas. Para los que no están familiarizados, estas listas de arreglos también podrían estar escritas en jeroglíficos.

Aquí hay algunos ejemplos reales de elementos muy típicos de «revisar y reenviar» que he ayudado a los nuevos programadores a navegar. Estos son tomados de múltiples fuentes.

Ejemplo 1 – «Varias actividades que no son hitos tienen fechas de restricción que afectan al camino crítico del programa. Estos deben ser corregidos para que se pueda realizar un verdadero camino crítico y una flotación total para el proyecto».

Ejemplo 2 – «Algunas actividades tienen una duración cero. Cada actividad incluida en el programa base debe incluir la fecha de inicio, la fecha de finalización y la duración. Se adjunta una lista de estas actividades».

Ejemplo 3 – «Según la Sección 00123-D[del contrato], el Trabajo será planificado, ejecutado, reportado y realizado utilizando el Método de Diagrama de Precedencia de Trayectoria Crítica (CPM). El cronograma de la línea de base no incluye correctamente los elementos requeridos de la Sección 00123-D (como se describe más detalladamente a continuación) y no ilustra el Camino Crítico para la Cumplimentación del Contrato».

Ejemplo 4 – «Red de precedencia: La programación refleja tareas que son abiertas e independientes de las tareas lógicamente secuenciales. «Las actividades abiertas e independientes no generan una red de precedentes lógicos».

Antes de que llegaran este tipo de comentarios, el calendario se veía muy bien; de hecho, Microsoft Project es capaz de producir algunos resultados muy bonitos. Pero técnica y funcionalmente el calendario en sí era poco más que una caricatura, si alguien intentaba calcularlo, se vendría abajo, y el contratista ya tiene un problema de credibilidad en la gestión de proyectos, incluso antes de salir de la fase de planificación.

Sin un camino crítico, una lógica de dependencia realista, un buen PEP, una línea de base y otras características básicas, el cliente no creerá en el cronograma y se preocupará por la capacidad de entrega del contratista. Esto sucede tan a menudo porque la gente está trabajando en la creencia de que se requiere poca capacitación para usar Microsoft Project. Para la persona nueva en la programación, la complejidad del tema es enmascarada por la interfaz familiar y amigable de la oficina.

Si la compañía se hubiera estandarizado en una solución más especializada, como Primavera P6 o Deltek Open Plan, no cabe duda de que esta programación $0027novato$0027 habría sido enviado a un curso de formación (o cursos) antes de ser lanzado al fondo del asunto. No habría ninguna suposición de que esta persona puede recogerlo a medida que avanza. Pero debido a que Microsoft Project es una herramienta de oficina, la compañía, o quizás el individuo, sintió que la herramienta facilitaría la programación y asumió que se requeriría poca o ninguna capacitación.

Errores comunes de programación

Los defectos comunes que veo en los calendarios incluyen: ninguna ruta crítica, ninguna línea de base, un PEP no basado en los entregables del proyecto, múltiples tareas con la misma duración, relaciones faltantes entre las actividades, uso excesivo/uso incorrecto de las restricciones, informes de estado incorrectos o incompletos, y niveles de detalle tan inadecuados que hacen casi imposible un informe de progreso preciso. A veces puedo encontrar todos estos temas en el mismo horario. Si puedo encontrarlos, puede estar seguro de que las principales partes interesadas también los encontrarán.

Esta lista de defectos subraya el hecho de que la programación es una habilidad especializada que requiere cierta inversión de tiempo y capacitación para ser verdaderamente dominada. No importa lo buena que sea la herramienta, nunca puede ser un sustituto de una buena formación básica en principios de programación. Microsoft Project no le enseñará a programar bien, pero siempre será compatible.

¿Qué formación?

Hay un sinnúmero de empresas que ofrecen formación en Microsoft Project. Sin embargo, no todos los cursos son iguales. Y también obtienes lo que pagas. Una clase económica le enseñará las características y funciones de la herramienta, pero típicamente asume que usted ya sabe cómo construir un buen horario. Si usted es nuevo en la programación, siempre debe asegurarse de que la clase de capacitación que está considerando cubra estas tres áreas:

  1. Principios de programación – los fundamentos y la mecánica de la construcción y el mantenimiento de un programa
  2. Mejores prácticas de programación – cómo aplicar los principios para crear programas realistas y creíbles
  3. Herramienta de programación – cómo aplicar los principios de programación y las mejores prácticas utilizando la funcionalidad de Microsoft Project

Para ahorrarle un poco de tiempo a Google para una buena formación en esta área especializada, Ten Six ha añadido recientemente la formación de Microsoft Project a nuestro conjunto de servicios. Fuimos meticulosos en nuestra búsqueda de instructores experimentados y altamente profesionales; instructores que han trabajado en la gestión de grandes proyectos utilizando Microsoft Project y han vivido para compartir sus historias. Si está buscando la mejor formación para Microsoft Project, podemos ayudarle. Haga clic en este enlace para obtener más detalles, hay clases programadas en este momento.

Resumen

Microsoft Project no es un sustituto de los buenos principios de programación. Como herramienta de oficina, puede ser fácil de usar, pero hay que conocer las reglas para obtener un buen horario. Si su equipo de proyecto no está bien versado en los matices de la programación, su proyecto podría estar en riesgo y usted no disfrutará de todos los beneficios que un programa bien planificado y bien mantenido tiene que ofrecer. En resumen, en manos de un operador no cualificado, el poder de Microsoft Project quedará sin explotar.