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Gestión de las paradas meteorológicas en las programaciones
«¿Cómo contabilizo los paros meteorológicos en el calendario de mi proyecto?»
Esta pregunta surge con frecuencia. Particularmente de la gente que trabaja en un negocio donde las condiciones climáticas pueden causar estragos en su agenda bellamente diseñada. La respuesta para mitigar los paros climáticos puede ser una elección entre varios enfoques. El que elija puede depender de las directrices de la empresa, el lenguaje del contrato u otras variables. El truco es averiguar cuál de los siguientes enfoques va a ser el más aceptable. Aceptable para su cliente, su jefe o quienquiera que llame para esta contingencia. Y estas son sólo algunas de las muchas opciones que existen hoy en día.
El principio general es mitigar el riesgo de paradas meteorológicas en su horario mediante la construcción de algún tipo de amortiguador. Este amortiguador le ayudará a absorber el impacto de los retrasos causados por el clima. Por lo tanto, su primera tarea es cuantificar y documentar este riesgo de parada meteorológica.
Para determinar el nivel de riesgo que está tratando de mitigar, utilice la información de la Administración Nacional Oceánica y Atmosférica (NOAA). Tienen calendarios de retrasos mensuales anticipados por condiciones climáticas adversas para el área en la que se está ejecutando el proyecto. Estos calendarios indican el número de días al mes que se verán afectados negativamente por eventos climáticos severos.
Aquí hay un ejemplo de una tabla de clima adverso que puede usar para construir una estrategia de clima severo.
Estrategias para mitigar el riesgo de paradas meteorológicas en su horario
Una vez que haya cuantificado su nivel de riesgo, debe incluirlo en el programa. Hay varias opciones para esto, algunas de las cuales son mejores que otras. En orden de menos preferido a más preferido: aquí hay algunas opciones básicas:
Fines de semana de calendario
En este escenario utilizamos días no laborables de calendario de fin de semana como estrategia de mitigación de los paros climáticos. En otras palabras, si nos detiene la nieve o la lluvia durante uno o dos días durante la semana laboral planificada, sólo trabajaremos el número equivalente de días durante los fines de semana para ponernos al día. Esto es común y una de las opciones más populares porque es simple y no requiere prácticamente ningún tratamiento especial del programa de planificación. Usted simplemente dice que es así, y gestiona los retrasos como parte del proceso de status.
También es la menos efectiva como estrategia de mitigación porque realmente no empuja nada hacia afuera en el programa de planificación. En otras palabras, el horario no refleja nada diferente e ignora el hecho de que, si hay un riesgo significativo de clima adverso ese mes, digamos 6 días, usted podría fácilmente pasar de tener 20 días hábiles a sólo 14 si los eventos climáticos ocurren durante días hábiles planificados. En otras palabras, usted no tiene visibilidad del impacto de ese riesgo de 6 días si se realiza. En su lugar, usted acaba de declarar los fines de semana como su amortiguador en caso de que ocurra lo peor.
Actividades de Parada Climática
Así que si la estrategia de los Fines de Semana de Calendario no va a ser suficiente, ¿qué tal algo que sea más visible, más tangible? Esto se logra colocando una actividad de «Paradas Climáticas» en el camino crítico justo antes de la actividad de Terminación sustancial. Su duración se calcula sumando todos los días de tiempo adverso previstos para el período de prestaciones.
Esta estrategia aumenta efectivamente la longitud del camino crítico para sacar el proyecto completo o la fecha de finalización del contrato (CCD). Esta es una mejor estrategia que nuestra primera opción porque al menos el plan de horario está reflejando verdaderamente el impacto potencial de estos retrasos climáticos. También es fácil de identificar en el programa. Además, los días de clima no realizados podrían ser restados de la duración restante de la actividad de Paro Meteorológico como parte del proceso de estado. Esto ayudaría a mantener un DCC realista para el proyecto.
Sin embargo, este método es ligeramente problemático si tiene protocolos de control de cambio de línea de base (que siempre debería tener) porque podría interpretarse como un cambio de línea de base dependiendo de las capacidades de su sistema de software. Con Primavera, sólo hay que tener cuidado de cambiar la Duración restante sólo para que quede claro que se están alterando los valores de pronóstico, no los valores de referencia. También es un enfoque de mantenimiento ligeramente superior para el programador.
Duraciones de actividad de amortiguación
Esta técnica requeriría el aumento de la duración de las actividades por el número de días de clima en cada período del proyecto. Por supuesto, esto sólo se haría con actividades que pueden verse afectadas por el clima adverso y también se reflejaría en el camino crítico y el DIRCE para el proyecto. Sin embargo, este enfoque no es el ideal.
Para empezar, el riesgo está oculto y no se puede señalar fácilmente en la programación: por lo tanto, se necesitaría alguna documentación de respaldo para explicar dónde se produjo el almacenamiento intermedio, por qué se hizo y en qué se basa. Si bien debemos hacer esto de todos modos como parte de nuestro proceso de gestión de riesgos, también es útil poder señalar un punto específico en el programa.
El otro problema que tengo con esta estrategia es el potencial de deslizamiento debido al clima u otros eventos que potencialmente podrían empujar a los topes más altos aguas abajo hacia períodos de menor riesgo, lo que sesgaría la programación del trabajo restante de una manera innecesariamente negativa. También es mucho trabajo para configurar en horarios importantes con miles de actividades.
Opción de días no laborables del calendario
Por último, pero no por ello menos importante, está la opción de utilizar el llamado «Calendario Meteorológico». En su horario usted asigna este Calendario Meteorológico a cualquier actividad que pueda verse afectada por paradas meteorológicas. Las herramientas de programación como Primavera P6 y Microsoft Project te permiten asignar diferentes calendarios a cada actividad de la programación. Por lo tanto, creamos una copia del calendario predeterminado y añadimos días de excepción no laborales a ese calendario. Esto se hace típicamente haciendo los últimos días laborables para cada mes de los días de excepción del Calendario no laborables. He aquí un ejemplo de ello en Primavera P6 y luego en Microsoft Project.
La ventaja de emplear un «Calendario Meteorológico» separado es que sólo se puede aplicar a las actividades que pueden verse afectadas por condiciones climáticas adversas, y automatiza el proceso de planificación y mantenimiento en la medida en que las actividades que utilizan este calendario no mostrarán la duración del trabajo en estos períodos. Efectivamente `pasarán por encima$0027 de los períodos no laborables y sus fechas de finalización se calcularán en consecuencia. Rápidamente se llega a ver que las actividades son empujadas más allá en el futuro como resultado de esta estrategia de mitigación.
Podemos ver un visual de este efecto si usamos la característica$0027Bar Necking$0027 en Primavera P6 basada en períodos de calendario no laborales.
Los días no laborables del tiempo se$0027queman$0027 en el calendario, por así decirlo, y permanecerán constantes dentro de sus períodos, incluso si el tiempo y otras demoras comienzan a empujar el trabajo hacia el futuro. El otro beneficio es que con Microsoft Project y Primavera P6, las fechas reales se pueden registrar en días no laborables. Esto significa que si no llueve gatos y perros al final de cada mes, como lo planeamos, todavía podemos seguir adelante e introducir fechas reales que tirarán en el trabajo futuro. En resumen, si todo el trabajo fuera según lo planeado, y no lloviera todo el año, automáticamente completaríamos el proyecto antes de tiempo, exactamente el número de días de clima que habíamos planeado.
Resumen
Cualquiera que sea la estrategia que elijas, o que se te ocurra para tu propia situación, siempre debes hacer algo para mitigar el riesgo muy real de paradas meteorológicas en proyectos que puedan verse afectados por estas cosas. Recuerde que el Sr. Murphy siempre está buscando una forma de entrar en su horario, por lo que necesita mucho Repelente Murphy pulverizado.
A veces, los días meteorológicos serán un requisito contractual establecido por su cliente. A veces parecerá poco realista cuando usted incluya esa contingencia en el programa; retrasar las fechas más de lo que le gustaría y hacer que tenga que trabajar en el programa para cumplir con las fechas de los hitos contractuales.
Sin embargo, si llueve, usted está cubierto en todas las direcciones desde el domingo si su estrategia de mitigación es correcta. Así que como siempre, planeas para lo peor, mientras esperas lo mejor. O como dijo Eisenhower en un discurso a la Conferencia de la Reserva Ejecutiva de la Defensa Nacional en Washington DC, 1957, «Los planes no valen nada, pero la planificación lo es todo» .
Por el momento, sin embargo, espero que este artículo les haya dado algunas ideas para una mejor planificación en el futuro.