Los programadores siempre están buscando formas rápidas de detectar problemas en la programación de sus proyectos. La buena noticia es que Microsoft Project tiene una serie de excelentes características para ayudar en este esfuerzo. A continuación se presentan algunas formas rápidas de supervisar el progreso del programa en Microsoft Project.
A medida que los proyectos se hacen más grandes, se hace cada vez más difícil hacer un seguimiento del progreso del cronograma. Microsoft Project tiene campos que soportan el etiquetado del status de las tareas en la vista tabla. Además, la línea de progreso en el diagrama de Gantt proporciona una representación gráfica discreta del progreso de la tarea.
Esta característica es particularmente agradable porque traza el progreso justo encima de la lógica de precedencia de la tarea. Pero cuando realmente necesita concentrarse en todas las tareas tardías o que se deslizan, Microsoft Project tiene filtros para listar las tareas que se están retrasando.
Este artículo examina los campos, las líneas de progreso y los filtros de Microsoft Project para supervisar el progreso de las tareas programadas.
Contenido
Campos de estado
Tenemos en la Figura 1 el calendario de nuestro proyecto de demostración.
Figura 1
Este programa tiene varias semanas de actualizaciones de progreso de tareas. Observe las dos columnas que muestran los campos Status e Indicador de estado, Figura 1. El campo Estado marca las tareas respectivas como Completas, A Tiempo, Tarde o Futuro. El campo Indicador de estado complementa el estado con iconos que indican la finalización de la tarea, el retraso y la programación.
Inserte los campos Indicador de estado e indicador de estado en la tabla haciendo clic con el botón derecho en cualquier columna, seleccionando Insertar columna en el menú desplegable y seleccionando Estado o Indicador de estado en la lista. ¡Genial! Ahora puede bajar por la tabla de tareas para encontrar el estado de cada una de ellas.
Línea de progreso
La figura 1 también muestra una línea de progreso directamente en el diagrama de Gantt. Para mostrar la línea de progreso, seleccione la ficha Formato, el grupo de cinta Formato, el menú desplegable Líneas de cuadrícula y las líneas de progreso. En el cuadro de diálogo Líneas de progreso, Figura 2, seleccione la pestaña Fechas e intervalos, y en el marco de la línea de progreso actual conmutar entre Visualizar y En fecha de estado del proyecto.
Figura 2
En la ficha Estilos de línea, seleccione uno de los Estilos de línea de la izquierda, Figura 3.
Figura 3
Observe el color y la forma del punto de progreso. Active la opción Mostrar fecha para cada línea de progreso y seleccione un formato de fecha adecuado. Esto entonces mostrará una Línea de Progreso en la Fecha de Estatus, que para este proyecto es el jueves, 12 de febrero COB, 2015.
Note los picos a la izquierda en la Línea de Progreso, Figura 1. Estas son tareas y/o entregables que están atrasadas. Además, tenga en cuenta que el pico se conecta al punto de la barra de tareas que representa el porcentaje de la tarea completada durante su duración. Las partes verticales de la Línea de Progreso indican que una tarea y/o entregable está a tiempo.
Observe la tarea de resumen de la valla, es decir, los picos de entrega a la derecha, lo que indica que esta entrega se realiza antes de lo previsto. Sí, la columna Estado simplemente indica que esta tarea de resumen está Programada. La línea de progreso para esta tarea de resumen en realidad le da buenas noticias; está por delante de lo programado.
En la Figura 4 hemos programado todas las tareas incompletas para que comiencen después de la Fecha de Estatus, 12 de febrero, COB, 2015.
Figura 4
Hemos reprogramado varias actividades para comenzar el lunes. Tenga en cuenta, en particular, las tareas de montaje de estructuras de acero y de instalación de equipos. Ambas tareas tienen un cero por ciento de cumplimiento y se desplazan a la derecha de sus líneas de base. Aún así, la Línea de Progreso indica que estas tareas están Programadas por la sección Línea de Progreso vertical. El campo de status de la tabla de tareas lista estas tareas como tarea futura. Sabemos, sin embargo, al mirar sus líneas de base que están atrasados.
Filtro de tarea deslizante
¿Existe otra forma de detectar estas tareas deslizantes que nunca faltan y que se denominan Tarea futura en el campo Status? ¡Sí, la hay! Es posible filtrar todas las medidas que tienen fechas de fin que son posteriores a la fecha base de fin. Estas tareas se retrasan y puede listar todas las tareas de deslizamiento en su programación utilizando el filtro Tareas de deslizamiento. Seleccione la ficha Ver, el grupo de la cinta de datos, el menú desplegable Filtro y Más filtros. En el cuadro de diálogo Más filtros, Figura 5, conmute Filtros a Tarea y seleccione el filtro$0027Slipping Tasks$0027.
Figura 5
Haga clic en aplicar y se mostrarán todas las tareas que se desvían de sus líneas de base, Figura 6, independientemente de si estas tareas se reprograman o no como Tareas futuras.
Figura 6
Resumen
Encontrar el estado de las tareas rápidamente es esencial para que el gerente de proyecto tenga tiempo para hacer los ajustes de programación adecuados. Cuanto más grande es el proyecto, más difícil se vuelve detectar todas las tareas y/o entregables que están atrasadas.
Microsoft Project proporciona campos Status e Indicador de status para ayudar a identificar la situación de la tarea en la tabla de actividades. Estos campos constituyen un gran punto de referencia para la indicación de estado. La línea de progreso es una buena presentación gráfica de la situación de cada tarea según la fecha de estado. También puede incluir líneas de progreso adicionales en la fecha actual o en cualquier otra fecha de interés, de modo que pueda tener varias líneas de progreso.
Cuando necesita una lista completa de todas las tareas de desplazamiento, es decir, tareas con fechas de fin programadas posteriores a las fechas de fin iniciales, el filtro Tareas de desplazamiento es una gran característica. Desde los campos de referencia, a los gráficos visuales y, finalmente, a los filtros, Microsoft Project soporta el esfuerzo de entender el estado actual del proyecto. El conocimiento de estas características es importante para que el director del proyecto pueda descifrar y adaptarse rápidamente a la situación del proyecto.