Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica útil que muestra actividades o tareas realizadas contra el tiempo. También se conoce como presentación visual de un proyecto donde las actividades se dividen y se muestran en un gráfico que hace que sea fácil de entender e interpretar.
Un diagrama de Gantt ayuda a los gerentes y equipos a planificar y rastrear proyectos visualmente. Combina una tabla de tareas que se debe llevar a cabo junto con los detalles de la asignación y los plazos que muestran su estado. Un diagrama de Gantt es una herramienta popular en la gestión de proyectos. Básicamente se perfora las actividades que deben hacerse por un período de tiempo fijo. Se utiliza comúnmente para el seguimiento de los horarios del proyecto.
Los diagramas de Gantt fueron desarrollados por el ingeniero mecánico Henry Gantt hace más de 100 años y han sido un elemento básico de los gerentes de proyectos desde entonces. La razón es que son simples e intuitivas para crear y utilizar, pero mostrar una cantidad considerable de información de un vistazo.
Aunque los gráficos de Gantt son similares a los plazos en que ambos tipos de diagramas tratan el tiempo y los eventos, el formato y el propósito de un gráfico de Gantt son bastante diferentes. El gráfico de Gantt es una herramienta útil para planificar y programar los proyectos. Mantiene la administración actualizada en cuanto a Cuándo el proyecto se completará. También mantiene informada a la administración sobre los recursos adicionales que se requieren y administra las dependencias entre tareas. Se utilizan comúnmente en la programación de procesos de producción, lista de empleados o programación, programación de eventos, procesos de producción, etc.
Contenido
Propósito de un diagrama de Gantt
Los proyectos tienen muchas partes móviles. Por lo general, son sensibles al tiempo, por lo que asegurarse de que todo está planeado correctamente y se ejecuta de forma programada son cruciales para la finalización exitosa.
Los diagramas de Gantt son una excelente herramienta para proyectos de tamaño pequeño a mediano que involucran a varias personas. Son fáciles de crear y usar. No requiere mucho tiempo o esfuerzo para hacer un gráfico de Gantt y mantenerlo actualizado si utiliza un programa de software bueno e intuitivo.
Cuando utilizar un diagrama de Gantt
Utilice un diagrama de Gantt cuando:
- Planificación y supervisión de tareas dentro de un proyecto
- Comunicar los planes o el estado de un proyecto
- Los pasos del proyecto o proceso, su secuencia y su duración se conocen
- No es necesario mostrar qué tareas dependen de la finalización de las tareas anteriores
Cómo crear un diagrama de Gantt
Creación de su diagrama de Gantt
1. El procedimiento básico comienza con la identificación de las tareas que se incluirán en el gráfico de Gantt. Determinar:
- Las tareas necesarias para completar el proyecto.
- Hitos clave en el proyecto mediante las ideas de una lista, o dibujando un diagrama de flujo, guion gráfico o diagramas de flechas para el proyecto.
- El tiempo necesario para cada tarea.
- La secuencia de eventos. ¿Qué tareas se deben terminar antes de que pueda comenzar una tarea siguiente y que puede suceder simultáneamente? ¿Qué tareas deben completarse antes de cada hito?
2. Dibuje un eje de tiempo horizontal a lo largo de la parte superior o inferior de una página. En el eje, marque una escala adecuada para la longitud de las tareas (días o semanas).
3. En el lado izquierdo de la página, escriba cada tarea y hito del proyecto en orden. Para eventos que ocurren en un momento dado (como una presentación), dibuje un diamante bajo el tiempo que el evento debe suceder. Para las actividades que se producen durante un período de tiempo (como el desarrollo de un plan o la celebración de una serie de entrevistas), dibuje una barra que abarque los tiempos apropiados en la línea temporal. Alinee el extremo izquierdo de la barra con el tiempo que comienza la actividad y alinee el extremo derecho con el tiempo que finaliza la actividad. Dibuja sólo los contornos de las barras y los diamantes; no los llene.
4. Compruebe que todas las tareas del proyecto están en el gráfico.
Uso del diagrama de Gantt
A medida que se llevan a cabo eventos y actividades, rellene los diamantes y las barras para mostrar su finalización. Para las tareas en curso, calcule cuán lejos está y rellene esa cantidad de la barra.
Coloque un marcador vertical para mostrar dónde se encuentran en la línea de tiempo. Por ejemplo, si el gráfico se registra en el muro, se puede usar una cadena oscura pesada colgada verticalmente en el gráfico con dos tachuelas para mostrar la hora.