Microsoft Project no tiene una función de registro de eventos de riesgo, pero con un poco de esfuerzo se puede crear un registro de riesgos en Microsoft Project.
Los proyectos son una propuesta arriesgada. Y es la naturaleza única de los proyectos lo que los hace particularmente arriesgados. Los gerentes de proyecto tienen una oportunidad para hacer todo bien en un proyecto. Tiene sentido que los gerentes de proyecto competentes consideren lo que potencialmente podría salir mal. Las estimaciones de la duración pueden haber sido demasiado optimistas. El clima puede ser un factor. Otros eventos de riesgo pueden ser realizados.
Bueno, los gerentes de proyecto necesitan una manera de identificar y categorizar los eventos de riesgo para una acción apropiada. En Microsoft Project es posible crear una tabla de registro de riesgos que asigna los eventos de riesgo potencial a las actividades, junto con su probabilidad e impacto. De esta manera, los gerentes de proyecto pueden identificar y clasificar rápidamente los riesgos relacionados con los esfuerzos de la actividad.
Este artículo demuestra los pasos necesarios para crear una tabla de registro de riesgos en Microsoft Project.
En la Figura 1 tenemos nuestro proyecto de demostración.
Contenido
Figura 1
Este es un pequeño proyecto de Inspección y Reparación de Tuberías. Algunos de los eventos de riesgo que pueden ocurrir en este proyecto incluyen demoras en la adquisición para el pedido y la entrega de adaptadores, los adaptadores entregados pueden tener un tamaño incorrecto y no encajar adecuadamente, y la inspección de garantía de calidad puede tener una larga lista de elementos de la lista de verificación para corregir antes de la aceptación. Los gerentes de proyecto necesitan una manera de identificar y analizar estos eventos de riesgo potencial. El registro de riesgos apoya la detección y evaluación de los eventos de riesgo del proyecto.
La creación de una tabla de registro de riesgos se trata de campos personalizados. Para iniciar el proceso de generación de una tabla de registro de riesgos, seleccione Proyecto | Campos personalizados, Figura 2.
Figura 2
En el diálogo de campos personalizados, resalte Texto1 y renómbrelo, Riesgo, Figura 3.
Figura 3
Añada otro campo de texto llamado Probabilidad y seleccione los atributos personalizados de búsqueda, Figura 4.
Figura 4
Añada los valores del menú 1 a 5, Muy bajo a Muy alto, Figura 5.
Figura 5
Haga lo mismo con un campo de texto Impacto. Añada un campo Nivel de riesgo y seleccione el atributo personalizado de la fórmula, Figura 6.
Figura 6
En el cuadro de diálogo de la fórmula, Figura 7, inserte el campo de probabilidad.
Figura 7
Continúe y añada un multiplicador y un campo de impacto. La Figura 8 muestra la ecuación final del Nivel de Riesgo.
Figura 8
Tenemos un campo más para definir, un Indicador de Advertencia de Riesgo, campo de texto. En el cuadro de diálogo de campos personalizados, cambie el nombre de Texto5, Indicador de advertencia de riesgos. Seleccione los atributos personalizados de la fórmula, Figura 9.
Figura 9
Introduce la ecuación en la Figura 10.
Figura 10
Esta fórmula identifica un nivel de riesgo como muy alto, medio o muy bajo. Después de insertar la fórmula, seleccione los indicadores gráficos, Figura 11.
Figura 11
Luego inserte los tres indicadores que se muestran en la Figura 12.
Figura 12
Añada los cinco campos de texto a la tabla de actividades, Figura 13.
Figura 13
Y agregue los riesgos potenciales a la tabla del registro de riesgos. Si no hay riesgo, deje el campo de riesgo en blanco y establezca tanto la probabilidad como el impacto en 1.
El calendario final, que incluye los riesgos identificados y categorizados, se muestra, de nuevo, en la Figura 13. Nuestro registro de riesgos advierte que un retraso en la adquisición es un riesgo de alto nivel y puede tener un posible impacto negativo significativo en el cronograma. Es posible que queramos organizar y pagar la entrega rápida de los adaptadores para mitigar este riesgo. Además, los adaptadores suministrados pueden no coincidir con la tubería, un riesgo medio, porque la probabilidad es baja. Nos aseguraremos de que el planificador consulte al instalador de tuberías y confirme el modelo del adaptador antes de realizar el pedido.
Finalmente, la inspección de aseguramiento de calidad es siempre un riesgo potencial. Quisiéramos probar a fondo las tuberías y asegurarnos de que el lugar de trabajo esté limpio antes de la inspección final. Por lo general, son los pequeños artículos descuidados los que se convierten en un problema durante la inspección de garantía de calidad. Y son un estorbo para la finalización del proyecto.
Después de la creación de su registro de riesgos, lo más probable es que desee aprovechar su tabla de riesgos para otros calendarios de proyectos. Seleccione Ver | Tablas y Guardar Campos como una Tabla Nueva, Figura 14, para guardar el formato de su tabla de registro de riesgos.
Figura 14
Figura 15
En la Figura 15 simplemente ingresamos el nombre, registro de riesgos y guardamos como una nueva tabla. Entonces hemos terminado. El registro de riesgos aparece ahora en la lista de tablas disponibles para el proyecto Pipe Inspection & Repair, Figura 16.
Figura 16
Para copiar la tabla de registro de riesgos a otro proyecto, consulte el siguiente artículo Copiar tablas entre proyectos en Microsoft Project.
Resumen
Un esfuerzo minucioso de gestión del proyecto incluirá una investigación del riesgo del proyecto. Microsoft Project no tiene, por ejemplo, un registro de riesgos. Sin embargo, tiene toda la funcionalidad necesaria para crear una tabla de registro de riesgos. Después de la generación de un registro de riesgos, guarde la tabla para otros calendarios de proyectos. De esta manera, la evaluación de riesgos se convertirá en un elemento común y valioso en el esfuerzo de gestión del proyecto.