Antes de comenzar a programar tareas en Microsoft Project 2013, es importante crear un calendario que represente los días laborables predeterminados para las tareas del proyecto. Microsoft Project 2013 utiliza el calendario de proyectos predeterminado para establecer los días laborables y las horas de las tareas del proyecto. Microsoft Project se establece en una semana laboral predeterminada de 8 horas al día y 5 días. Puede cambiar este calendario predeterminado a uno que sea más adecuado para el tipo de trabajo que se está realizando, como un calendario de 10 horas por día y 4 días de semana laboral.
Este artículo describe el proceso de creación de una semana laboral predeterminada de 10 horas diarias y 4 días con vacaciones para las tareas de un proyecto de Microsoft Project 2013.
Contenido
Crear un nuevo calendario
El primer paso en el proceso es crear un nuevo calendario para su semana laboral de 4 días. Esto se hace seleccionando la pestaña del proyecto en la parte superior de la pantalla, y luego haciendo clic en el icono Cambiar el horario de trabajo, Figura 1.
Figura 1
Aparecerá la ventana de diálogo Modificar horario de trabajo. Seleccione el botón Crear nuevo calendario , Figura 2.
Figura 2
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, Figura 3, escriba el nombre (por ejemplo, «4×10 semana de trabajo») en el cuadro Nombre . Configure la palanca en Haga una copia de , y establezca el menú desplegable en Calendario estándar . Haga clic en Aceptar. Esto hace una copia del calendario Estándar bajo el nombre de «Semana de trabajo 4×10».
Figura 3
Excepciones de días festivos
Ahora volvemos al cuadro de diálogo Cambiar el horario de trabajo, la selección del menú Para calendario se establece en «4×10 semanas de trabajo», Figura 4.
Figura 4
En la pestaña Excepciones, escriba en el Día de Acción de Gracias con las fechas de inicio y fin correspondientes, Figura 5. Ahora tiene una excepción por día de trabajo para el día feriado de Acción de Gracias. Puede agregar excepciones adicionales para otros días festivos.
Figura 5
4×10 Semana laboral
A continuación, seleccione la pestaña Semanas de trabajo en el cuadro de diálogo Cambiar el horario de trabajo, Figura 6. Tenga en cuenta que la primera fila está configurada en «[Predeterminado]». Esto significa que se utilizarán los días y horas de trabajo predeterminados, si no se ha programado una semana laboral alternativa. Seleccione el botón Detalles en el lado derecho del diálogo. Se abre el cuadro de diálogo Detalles para $0027[Predeterminado]$0027, que es donde estableceremos la semana laboral de 4 días como el calendario predeterminado.
Figura 6
Con la tecla de control pulsada, seleccione todos los días no laborables: Domingo, viernes y sábado. Luego seleccione la opción Ajustar días a tiempo no laborable, Figura 7.
Figura 7
Todos sus días no laborables ya están fijados. A continuación, de nuevo con la tecla de control pulsada, seleccione todos los días laborables: Lunes, martes, miércoles y jueves. Active la opción Activar día(s) a estos horarios de trabajo específicos. En las celdas de tiempo que aparecen a continuación, ajuste el turno de la mañana de 7:00 am a 12:00 pm, y el turno de la tarde de 1:00 pm a 6:00 pm, Figura 8. Haga clic en Aceptar y ya tiene diez días laborables configurados para el lunes, martes, miércoles y jueves. Como ya se ha mencionado, los domingos, viernes y sábados son días no laborables. Haga clic de nuevo en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Cambiar horario de trabajo.
Figura 8
Asignar nuevo calendario
Bien, tienes definido tu calendario de semana de trabajo 4×10. Ahora debe informar a Microsoft Project 2013 de que la programación 4×10 es la que debe utilizarse para definir las tareas. Por lo tanto, haga clic en Proyecto en el menú superior de la pestaña y, a continuación, seleccione Información del proyecto, Figura 9.
Figura 9
Se abrirá el cuadro de diálogo Información del proyecto para `Nombre del proyecto$0027. En el menú desplegable Calendario, seleccione 4×10 semanas de trabajo, Figura 10. Haga clic en Aceptar y Microsoft Project 2013 utilizará la semana laboral 4×10 definida para definir las tareas.
Figura 10
Opciones
Otro elemento importante a tener en cuenta es que Microsoft Project 2013 también tiene opciones de calendario que utiliza para especificar la hora de inicio y las horas diarias predeterminadas cuando no se especifica ninguna fecha ni hora. Usted desea asegurarse de que estas opciones predeterminadas reflejen su calendario base, de lo contrario, la duración de sus tareas puede entrar en conflicto. Por ejemplo, si las opciones del calendario indican que las horas por día son 8, mientras que el calendario base indica que son 10, Microsoft Project 2013 mostrará una tarea de dos días en el diagrama de Gantt, pero indica que la duración es de 2,5 días. ¡No es bueno!
Una tarea de 2 días en el diagrama de Gantt debería tener una duración de 2 días. La confusión es que está trabajando 10 horas como especifica el calendario base, pero realizando 1,25 días de trabajo por cada período de 10 horas. Desea 1 día de trabajo por cada período de 10 horas, como especifica el calendario base. Otro ejemplo, una tarea de 3 días en el diagrama de Gantt se reflejará como de 3,75 días de duración, cuando debería ser de 3 días. Por lo tanto, está trabajando 10 horas, pero realizando, de nuevo, 1,25 días de trabajo que equivale a 3,75 días de duración para una tarea de 3 días en el diagrama de Gantt. Permítanme explicarles una vez más, su calendario base dice que trabajaron 10 horas, digamos, el lunes, lo que quieren reflejar como 1 día de trabajo. Las opciones están de acuerdo en que usted trabajó 10 horas el lunes, sin embargo, las opciones están diciendo que su período de trabajo de 10 horas del lunes refleja 1.25 días de trabajo, en lugar de 1 día de trabajo.
Para solucionar este problema, vaya a Archivo | Opciones y seleccione Programar y asegúrese de que la hora de inicio y la hora de finalización predeterminadas sean las mismas que las de su programa base. Y, lo más importante, asegúrese de que sus horas diarias sean las mismas que las de su horario predeterminado. Por lo tanto, para nuestra semana laboral de 4×10, ajuste las Horas por día a 10, como se muestra en la Figura 11.
Figura 11
Un paso más
Observe que su diagrama de Gantt todavía muestra una semana laboral de 5 días; sólo el sábado y el domingo están resaltados fuera de la semana laboral, Figura 12.
Figura 12
Para cambiar el diagrama de Gantt para que muestre tres días de descanso, 1) haga doble clic en cualquier parte del diagrama de Gantt o 2) seleccione la pestaña Ver en la parte superior de la pantalla y, a continuación, haga clic en el menú desplegable situado debajo de Escala de tiempo y seleccione la opción Escala de tiempo en el menú desplegable, Figura 13.
Figura 13
En el cuadro de diálogo resultante, seleccione la ficha Tiempo no laborable. En el menú desplegable Calendario, seleccione 4×10 semanas de trabajo (Calendario de proyecto), Figura 14.
Figura 14
Finalmente, seleccione OK y notará que su diagrama de Gantt se destaca cada viernes, sábado y domingo. También, note que el día de Acción de Gracias del 27 de noviembre está resaltado, Figura 15, de acuerdo a nuestra especificación para una Excepción de día festivo.
Figura 15
Resumen
Microsoft Project 2013 tiene por defecto una semana laboral de 8 horas al día y 5 días, pero se puede definir fácilmente una semana laboral de 10 horas al día y 4 días y luego asignarla al proyecto. El último paso para crear un nuevo horario de semana de trabajo es seleccionar el nuevo calendario (4×10) en el cuadro de diálogo Escala de tiempo, la pestaña Tiempo no laborable y la opción de menú desplegable Calendario. Las opciones de calendario de Microsoft Project 2013 son flexibles, lo que le permite crear numerosos tipos de horarios. Microsoft Project 2013 incluso tiene la capacidad de generar calendarios para recursos específicos.