Para que los gerentes de proyecto asignen adecuadamente los recursos y desarrollen calendarios viables, necesitan entender la diferencia entre Duración, Esfuerzo y Horas. Los usuarios de Microsoft Project suelen referirse a estas restricciones como Duración, Unidades y Trabajo. La duración es la cantidad total de tiempo que la tarea requiere para completarse con éxito, y normalmente se mide en días. El esfuerzo, las unidades o, posiblemente, la dotación de personal, como a veces se denomina, es la cantidad total de tiempo disponible que un recurso dedica a una tarea, y generalmente se mide en horas por día o en porcentaje. Horas o trabajo es la cantidad de tiempo que necesita el recurso para realizar la tarea y se mide en unidades de tiempo, como las horas.
Ya sea que usted diga Duración, Esfuerzo y Horas o Duración, Unidades y Trabajo, es importante entender la relación entre estos elementos. Estos elementos se equilibran de tal manera que si uno es cambiado, al menos uno de los otros debe ser recalculado.
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Fórmula de recursos
La fórmula que describe la relación entre Duración, Horas y Esfuerzo (o Duración, Unidades y Trabajo) está a continuación:
Duración x Esfuerzo = Horas o Duración x Unidades = Trabajo
Otra forma de describir esta ecuación combina las dos:
Duración x Esfuerzo = Trabajo
A continuación se muestra un esquema de la ecuación combinada.
El software de programación espera que el programador proporcione dos de las entradas y el software calcula la tercera. Es importante saber cuál de estos elementos es fijo, y afecta al tipo de duración especificado en las actividades del Primavera P6.
Duración (Duración = Trabajo/Empleo)
La duración de la tarea es un elemento crítico de la programación. La fecha de finalización del proyecto viene determinada por la duración de las tareas que componen el proyecto. La duración de las tareas se calcula a partir del trabajo estimado (horas) dividido por las unidades de recursos asignadas (esfuerzo). Por ejemplo, si se asigna a dos personas a tiempo completo (en un programa diario de ocho horas) a una tarea de cuatro días (32 horas), la duración será de 32 horas de trabajo divididas por 16 horas/día de esfuerzo o 2 días. Si el trabajo es una tarea de dos días (16 horas) realizada por dos recursos de mano de obra (16 horas/día), la duración correspondiente sería de un día.
Si disminuye la duración de una tarea, debe reducir el total de horas que se supone que debe consumir (Trabajo) o aumentar el número de recursos para completar la tarea en el tiempo requerido (Esfuerzo). Cuantos más recursos se asignen a una tarea, menor será la duración. Sin embargo, no todas las tareas pueden reducirse en duración añadiendo recursos de mano de obra a la tarea. Esta es la razón por la que es importante aplicar correctamente el Tipo de Duración apropiado a la actividad respectiva. Está fuera del alcance de este artículo discutir el Tipo de Duración en detalle.
Trabajo (Trabajo = Duración x Esfuerzo)
El trabajo es el producto de la duración y el esfuerzo. Una vez más, el trabajo es la cantidad de tiempo que necesita el recurso para realizar la tarea. Por ejemplo, dos personas son asignadas a tiempo completo (16 horas/día) para trabajar en una tarea programada para ser completada en seis días. El trabajo es igual a la duración multiplicada por el esfuerzo, por lo que 6 días x 16 horas/día equivalen a 96 horas o 12 días de trabajo, que se completarán con dos recursos. Si los dos recursos de mano de obra se asignan a trabajar medio tiempo en la tarea, entonces 6 días x 8 horas/día equivalen a 48 horas o 6 días de trabajo.
Esfuerzo (Esfuerzo = Trabajo/Duración)
En el último caso, completar seis días de trabajo en tres días requeriría un esfuerzo de dos recursos trabajando a tiempo completo, es decir, 6 días o 48 horas divididas entre 16 horas/día es 3 días de duración. A medida que aumenta la duración, disminuye el esfuerzo. Si la duración disminuye, entonces el esfuerzo correspondiente debe aumentar.
Resumen
La comprensión de las relaciones entre las operaciones subordinadas y la fórmula de trabajo correspondiente es importante para calcular con precisión la Duración, las Unidades o el Trabajo (Duración, Esfuerzo u Horas) de un proyecto.
Las restricciones en el Primavera P6 se denominan ligeramente diferentes a las de Microsoft Project, pero aún así se reducen a las tres restricciones básicas de Duración, Esfuerzo y Horas o Duración, Unidades y Trabajo. Las definiciones son esencialmente las mismas, aunque se denominan de forma ligeramente diferente. Tal vez, la mejor terminología es la combinación de ambas: Duración, Esfuerzo y Trabajo. Saber y especificar cuáles de estas tres restricciones son fijas es importante para asignar recursos y desarrollar calendarios viables.
Primavera P6 tiene cuatro tipos de duración diferentes (Tenga en cuenta que Microsoft Project sólo tiene tres): Duración y Unidades Fijas, Duración y Unidades/Hora Fijas, Unidades Fijas y Unidades/Hora Fijas. Estos ajustes son cuatro maneras diferentes en las que Primavera P6 determina la relación entre la duración de la actividad, el trabajo (Unidades) y los recursos asignados o el esfuerzo (Unidades/Temporal). Microsoft Project tiene tres tipos de duración diferentes: Duración fija, unidades fijas y trabajo fijo.