Una de las áreas más sofisticadas de la programación es la asignación de recursos a las tareas. Para realizar una asignación de recursos eficaz en Microsoft Project, debe estar familiarizado con los métodos de asignación de mano de obra, material y costes. También necesitará estar familiarizado con la manera de equilibrar la duración de las tareas, el trabajo y el esfuerzo. En cuanto tenga asignaciones, Microsoft Project muestra advertencias para la sobreasignación de recursos de mano de obra. Los recursos laborales pueden ser genéricos o específicos.
Este artículo muestra cómo asignar recursos genéricos a las tareas para encontrar el coste total de la mano de obra del proyecto. No se discute la asignación de recursos materiales o de equipo. Además, los ejemplos a continuación utilizan el calendario estándar de 5 días semanales de trabajo.
Contenido
- 1 Escenario de Microsoft Project
- 2 Figura 1
- 3 Definición de recursos
- 4 Figura 2
- 5 Figura 3
- 6 Asignación de recursos
- 7 Figura 4
- 8 Figura 5
- 9 Figura 6
- 10 Figura 7
- 11 Figura 8
- 12 Figura 9
- 13 Asignación de recursos
- 14 Figura 10
- 15 Figura 11
- 16 Figura 12
- 17 Figura 13
- 18 Figura 14
- 19 Figura 15
- 20 Presupuesto y tipo de tarea aprobados
- 21 Resumen
Escenario de Microsoft Project
El proyecto de ejemplo es una instalación de tuberías y bloques de empuje, Figura 1. Todas las tareas son secuenciales y tienen la relación de ordenación estándar de fin a inicio. La única excepción a la norma es un retraso de 3 días en el tiempo de curado en la tarea 2.2 Vaciado de Concreto. La asignación de un tiempo de curado se discute en otro artículo titulado «Working Time, Elapsed Time & Lags in Microsoft Project 2013».
Figura 1
Definición de recursos
El primer paso en el proceso de asignación de recursos es definir los recursos. Por ejemplo, todos nuestros recursos son roles genéricos en lugar de empleados específicos o miembros del equipo. Para llegar a la pantalla de definición de recursos seleccione la pestaña Recurso> Cinta Hoja de recursos> Hoja de recursos. Para ingresar un recurso de trabajo, mientras se encuentra en la vista Hoja de recursos, seleccione la ficha Recurso> Cinta Agregar recursos> Recurso de trabajo. Ingrese la Tarifa Estándar para el capataz, Figura 2.
Figura 2
Continúe ingresando la información pertinente para el trabajador común y el instalador de tuberías, Figura 3.
Tenga en cuenta que la disponibilidad máxima de todos nuestros recursos es actualmente del 100%. Volveremos a esta disponibilidad máxima más adelante, pero por ahora mantendremos la disponibilidad máxima de cada recurso al 100%.
Figura 3
Asignación de recursos
Antes de comenzar con la asignación de recursos, queremos asegurarnos de que nuestras tareas tengan el tipo de tarea correcto. El tipo de tarea define cuál de las tres variables podemos controlar al asignar recursos a las tareas. Las esquinas del triángulo de duración, que se muestran a continuación, son Duración – Trabajo – Unidades, Figura 4. El cambio de uno de estos valores tendrá un impacto en una de las otras variables. Por ejemplo, cuando se desea aumentar el trabajo que un recurso está programado para realizar en una tarea determinada, ¿debe reducirse la duración o deben aumentar las unidades (coste total en horas)?
Figura 4
Para nuestro ejemplo, hemos establecido el Tipo de tarea en Duración fija para todas las tareas, Figura 5.
Figura 5
La duración es fija porque hemos determinado la tarea y la duración del proyecto, que no queremos cambiar. Añadiremos recursos a cada tarea ajustando las Unidades. Así que calcularemos el costo de realizar cada tarea fijando la duración, ajustando las Unidades y calculando el Trabajo.
Tenga en cuenta que las columnas Nombres de recursos y Coste se han añadido a la vista de tareas. Ahora asigne sus recursos a tareas individuales. Esto se hace seleccionando el menú desplegable de Nombres de Recursos para cada tarea y seleccionando el recurso correspondiente, Figura 6.
Figura 6
Cada recurso genérico se asigna a cada tarea respectiva sólo una vez. Asigne los recursos a las tareas correspondientes como se muestra en la Figura 7.
Figura 7
Nota para las Tareas 2.1 Formas de Juego y 2.2 Hormigón de Vaciado, queremos cuatro trabajadores comunes genéricos trabajando en cada una de estas tareas. ¿Cómo podemos tener a cuatro obreros trabajando en una tarea cuando sólo hemos asignado al obrero común una vez a cada tarea respectiva?
Bien, este esfuerzo de 4 trabajadores en las tareas 2.1 y 2.2 es modelado por 1) seleccionar la tarea a la que el recurso está asignado y elegir Recurso> Asignar Recursos 2) establecer las Unidades del Obrero Común a 400% para las tareas 2.1, Figura 8.
Figura 8
Repita este proceso para la tarea 2.2. Luego establezca las Unidades del Obrero Común a 200% para la tarea 2.3. Su horario y los costos asociados deben ser como en la Figura 9. El costo total del proyecto es de 10.896 dólares. Observe también la advertencia de sobreasignación de recursos para las tareas 2.1, 2.2 y 2.3.
Figura 9
Asignación de recursos
Así que ahora tenemos el costo presupuestado para el proyecto, pero algunos de los recursos están sobre asignados, lo que significa que el cronograma no es realista. Para investigar la sobreasignación visualizando el gráfico de asignación, siga estos pasos. 1) Seleccione el Gráfico de Recursos en la pestaña Recurso> Hoja de Recursos> ítem de menú Gráfico de Recursos. Su gráfico de recursos mostrará la asignación y la sobreasignación. 2) Haga clic izquierdo en la leyenda y seleccione anterior hasta que aparezca el gráfico de recursos del Obrero Común. Se verá como se muestra en la Figura 10.
Figura 10
Note la sobreasignación de los recursos de los Obreros Comunes el miércoles, jueves y lunes. Esto puede ser corregido simplemente aumentando las Unidades Máximas del Obrero Común del 100% al 400% en la Hoja de Recursos, Figura 11.
Figura 11
Su Gráfica de Recursos resultante será como se muestra en la Figura 12. Observe la línea de asignación al 400%. Esto muestra que está infradestinado el lunes, martes y lunes de la semana siguiente.
Figura 12
Puede modificar la asignación de recursos a lo largo de la semana. Mientras se encuentra en la vista Hoja de Recursos, seleccione el Obrero Común y luego seleccione Información. Esto abre el diálogo Información de recurso. Hacer que la disponibilidad de los recursos del Obrero Común para la primera semana del proyecto sea del 400% y para la segunda semana del 200%, Figura 13.
Figura 13
Luego seleccione Resource tab> Resource Sheet ribbon> Resource Graph para mostrar la asignación del Obrero Común nuevamente. Ahora nuestro Obrero Común está subasignado el lunes y el martes, pero exactamente asignado para el resto del proyecto, Figura 14.
Figura 14
Regrese a la vista de la Hoja de Recursos y note que el Obrero Común muestra un Máximo de Unidades de 0%, Figura 15. Es la asignación de recursos de la fecha actual. La primera semana de enero de 2015 el recurso de Obreros Comunes tendrá un máximo de 400%, y en la segunda semana de enero de 2015 el recurso de Obreros Comunes tendrá un máximo de 200%.
Figura 15
Finalmente, tenemos un calendario realista y conocemos el costo presupuestado de nuestro proyecto. Nuestro gráfico de asignación de recursos muestra una distribución aceptable de los recursos.
Presupuesto y tipo de tarea aprobados
Suponiendo que se apruebe el coste del presupuesto del proyecto, en este punto, es posible que desee cambiar el tipo de tarea de duración fija a trabajo fijo. Por lo general, una vez aprobado el presupuesto, no se pueden añadir costes adicionales a un proyecto sin cambiar el contrato, lo que puede ser un proceso laborioso y tedioso. Tienes un horario realista. Para poder completar el proyecto dentro del presupuesto, es posible que tenga que hacer ajustes menores a las Duraciones y Unidades (esfuerzo diario), en consecuencia. De nuevo, una vez que se aprueba el presupuesto, el costo o el trabajo es fijo y usted tiene más margen de maniobra con las variables Duración y Unidades.
Resumen
Microsoft Project 2013 es una herramienta poderosa no sólo para modelar la duración del proyecto, sino también para el análisis de la asignación de recursos y para estimar el costo del proyecto. Se pueden asignar varios recursos genéricos a una tarea ajustando las Unidades en el cuadro de diálogo Asignar recursos.
La disponibilidad de recursos a lo largo de la semana puede ajustarse en el cuadro de diálogo Información de recursos. Microsoft Project 2013 también mostrará el costo de las tareas, los entregables y el proyecto.